Kedves könyvelői Sorstársak!
Szakmai kérdés helyett inkább egy technikai kérdésben szeretném szíves segítségüket kérni. Azon szakmabeliek, akik papír nélküli könyvelést végeznek, tehát elektronikus formában tartják nyilván a könyvelés alapjául szolgáló számviteli bizonylatokat, milyen rendszerszemléletben dolgoznak? Milyen mapparendszereket használnak? A szállítói számlákat ÁFA teljesítési dátum szerinti hónapokban rendszerezik és így biztosítják az ÁFA analitika megfelelő ellenőrzését? Alapvetően azon kérdésem merült fel, hogy van egy havi kb 200 szállítói számlával rendelkező ügyfél, aki egy mappában, ömlesztve, iktatószámmal ellátva osztja meg velem a számlákat elektronikus formában. Könyvelést követően az ÁFA analitikát mi alapján tudom megfelelően leellenőrizni a korábban jól megszokott papír alapú, ÁFA teljesítési dátum szerinti lefűzés és átlapozgatás helyett? Hiszen, ha csak az ÁFA analitikán szereplő számlákat ellenőrzöm le, nem derül fény az esetlegesen helytelenül ÁFA nélkül könyvelt ÁFA-s bizonylatokra.
Nagyon szépen köszönöm segítő válaszukat!
Tisztelettel,
Majoros Szabina
Papír nélküli könyvelés
8 válasz
ezt nagyon hosszú, így leírni. Habár már gondolkodom, hogy csak le kellene írni, mintegy sablon, v iránymutatás :)
Ha felhívsz telón, elmondom, én hogy csinálom :) Üdv Tiszai Tímea 30-7182240 v. 62-288050
-
+1
2020.08.26. Tiszai Tímea
Szerintem megoszthatnád hogy csinálod hátha tanul valamit az ember valami új dolgot...
-
+1
2020.08.26. Tiszai Tímea
Ha nagyon profi megoldást szeretnél a Számadó Ügyviteli Rendszerben van lehetőség feltölteni az összes szállító számla képét egy szerverre és onnan "beesik" a programban könyvelt cég adatai közé, akár oly módon is, hogy a szerver hozzárendeli a számlák képét a Navtól letöltött élő adatokhoz (felismeri a számlán a számlaszámot) és onnantól a könyvelés egy gombnyomás, ha pedig valamit ellenőrizni kell, minden számla képe 1 kattintással elérhető.
-
+1
2020.08.26. Tiszai Tímea
Szerintem a legfontosabb, hogy a könyvelési programod tudja kezelni, beolvasni. De ha veszel hozzá olyan programot ami beolvassa, akkor lehet a leves többe kerül, mint a hús ha a programod automatikusan nem tudja kezelni. Havi 200 számla nem akkor mennyiség, amit egy nap alatt nem tudsz bevinni a gépbe ha a programod tudja. Jövőre meg lehet úgyis másként lesz minden, mert ha a nav küldi nekünk az áfa bevallási adatokat, akkor a programnak úgyis kell tudni beolvasni és akkor látható lesz, hogy van-e olyan számla amit még nem könyveltél le.
Szerintem Ő arra gondol hogy megkapja a számlákat ömlesztve valahogy aztán letölti és utánna hogy lenne a legjobb ezeket kezelni, és csinálnák dekádonkét tiz naponta egy könyvtárat az adott hóba és oda beraknám ami abban az időben lenne áfailag a teljesités napja.
-
+1
2020.08.26. Tiszai Tímea
Köszönöm szépen Mindenkinek, hogy elolvasta és válaszolt a kérdésemre. :) További szép napot!
-
+1
2020.08.26. Tiszai Tímea
Szkennelem, pdf-ben, emilkében küldöm a Billcity programnak vagy az ügyfél küldi a pdf-es számlaképeket. A Billcity-ben feldolgozom = ellenőrzöm, hogy jól ismerte e fel a program: a nevet, számlaszámot, összeget, és mindent valamint megadom a jogcímet, mire könyvelem a számlát.
A NAV-os számlákat is kezeli a Billcity.
Az ellenőrzött számlákat exportálom a Remek programba, ami a könyvelő programom. A kapott, vagy szkennelt számlákat kitörlöm a gépemből, levelezésemből.
A Billcity-ből letöltöm az ellenőrzött számlákat és áfa bevallási időszakonként lementem a saját gépemre.
Majd egyik monitoron a fájlkezelőt megnyitva, látom a lementett, szkennelt, ellenőrzött, fk-be importált számlákat, a másik monitoron látom a főkönyvemet. Ballagok a főkönyvben, gazdasági eseményről, gazdasági eseményre, megkeresem az intézőben a számlát, leellenőrzöm, hogy tényleg jók e az adatok, jogcímek és a fájlkezelőben f2,majd home és beírom a fájl neve elé, a fki iktatószámot. Mire elfogynak a fk-ben a könyvelt tételek, el kell hogy fogyjanak, az intézőben is a szkennelt számlák. Az áfa listákat is ide mentem, az időszak alá. Itt vannak a vevők is, ugyan így, ahogy fentebb írtam és a bank egy külön mappában mentett. Vegyes tételeket szintén ide (megfelelő időszaki mappába) szkennelem , v pdf-ben nyomtatom.
Ha utólag kapok számlát, akkor is ide mentem, de azonnal lehet látni, hogy még nincs könyvelve, hiszen nincs neki napló/iktató/sorszám, ki mindek nevezi.
A Billcity szeptembertől fogadja a bankok tételeit is. Azaz naponta többször, tán 5 percenként fogja lekérdezni és felkönyvelni a banki tételeket is, melyeket szintén lehet majd a vevőkkel összepárosítani illetve exportként átvinni a főkönyvbe.
Van még más érdekesség is a Billcity-ben, de én azokat nem használom, mert csak többszemélyes irodában van értelme :)
A papírokat/számlákat, áfa időszakonként teszem borítékba, nem szedem sorba, nem fűzöm és jelzem a számlákon, kis kezemmel, hogy szkenneltek. Egy egy számla mellé a szerződés, a teljesítés igazolás, a szállítólevél is bekerül szkennelve. Csak a hosszabb időn átnyúló szerződéseket fűzöm le, idősorosan. Vpop-s cuccos is együtt kerül szkennelésre VPOP határozat, számla, vámeléállítás számlája, püi. teljesítése vámnak, áfának, meg amit még adnak esetleg. És annyiszor mentem (iktatószám/sorszám/naplószám), ahány szállító érintett a gazdasági eseményben.
Mint öreg könyvelő, a rögzítés nem okoz gondot.A kialakított új rendszer az átláthatóságban, a körülöttem lévő rendben, a papírmentességben minőségi változást hozott a munkámban. :) Könnyebben kereshető egy egy gazdasági esemény. Nem kell elővenni a papír alapu doksikat. Nekem felüdülés, papír nélkül dolgozni. A feldolgozás gyorsaságában még nem vagyok biztos, hogy megverné a kézi könyvelést, de az ellenőrzésben már megtérül, hogy nem kell nyaljuk a papírokat.
Örülök, ha segíthettem. Üdv TT
-
+1 látszik, hogy érzed a lényeget
2020.09.17. Fendt Gyuláné
