Találtam egy jobb könyvelőt, hogyan tovább?
- 2016. augusztus 09.
Könyvelő blog
Egy könyvelő tanácsai könyvelőt (4/2) váltóknak című sorozatunk folytatódik: összegyűjtöttük, mi a teendő akkor, ha a valaki év közben könyvelőt szeretne váltani.
Olvasási idő: 3 perc
Röviden: A legfontosabb, hogy együttműködést kezdeményezzünk a korábbi és az új könyvelő között, amelynek keretében megbeszélhetjük, hogy milyen dokumentumokra lesz szükség az átadáskor, és milyen határidőt kell a feleknek betartania. Ne mulasszuk el megkérdezni a számunkra ismeretlen dokumentumokról, hogy mit jelent a tartalmuk.
A könyvelőváltás nagy macera, és megéri felkészülni rá, hogy ne váljon még nagyobbá. Ebben a felkészülési munkában próbálnék segítséget adni néhány tanáccsal:
- A régi könyvelőnkkel törekedjünk megtartani a jó viszonyt! A szekrényből kidőlő csontvázak megoldásának kulcsa sokszor nála lesz fellelhető (feltéve, hogy a volt könyvelő hajlandó majd ebben együttműködni).
“törekedjünk megtartani a jó viszonyt”
- Tanulmányozzuk a régi könyvelőnkkel kötött szerződésben a megszűnésre vonatkozó feltételeket. Jelezzük neki időben, hogy váltani készülünk, szánjunk időt arra, hogy átbeszéljük vele a váltás menetét.
- Határozzuk meg az általa könyvelt időszak végét (szerencsés esetben december 31.), illetve a könyvelés véglegesítésének és az átadásnak a határidejét. Arra az időszakra, amelyet már nem a régi könyvelőnk fog könyvelni, már ne adjunk át neki számláinkat. Mindazonáltal érthető, hogy laikusként nem mindig tudhatjuk, a számlán szereplő dátumok közül melyik határozza meg azt, hogy az még a régi vagy az új könyvelőnk által könyvelt időszakot érinti. Inkább kérdezzünk erre rá a gyanús dátumú számlák esetében!
“határozzuk meg az általa könyvelt időszak végét”
- Tapasztaltabb könyvelők a könyvelési szerződésükben rögzítik azokat a dokumentumokat, amelyeket szükségesnek tartanak beszereztetni az előző könyvelőtől. Ha mégsem lenne ilyen, kérjünk egy tételes listát az új könyvelőnktől! Térjünk ki a kapcsolt vállalkozásaink bemutatására is, ha vannak ilyenek.
- Írjunk/írassunk minél részletesebb átadás-átvételi jegyzőkönyvet. Lehetőleg ne az legyen benne, hogy "a könyvelési anyag átadásra került egy piros és egy sárga dossziéban". Vonatkozik ez mind a régi, mind az új könyvelőnkre is azzal, hogy az új könyvelőnek valószínűleg nem mindenre lesz szüksége, amit a régi könyvelőnktől megkaptunk.
“írjunk/írassunk minél részletesebb átadás-átvételi jegyzőkönyvet”
- Ha meg tudjuk oldani, hozzunk össze egy háromrésztvevős, közös randevút a régi és új könyvelővel, és a könyvelési anyagok átadása történjen közvetlenül a könyvelők között, így nem kell kétszer adminisztrálnunk az átadást, és az esetleges hiányosságok is egyből kiderülhetnek. A közvetítő láncszem (azaz saját magunk) kiiktatása tulajdonképpen miden szereplőnek az érdeke kell legyen.
“hozzunk össze egy három személyes közös randevút a régi és új könyvelővel”
- Kérjük meg az új könyvelőnket (ha ezt nem tenné magától), hogy egyeztesse le az előző könyvelőtől kapott anyagban az analitika és főkönyv egyezőséget a tárgyi eszközökre, vevőkövetelésekre, egyéb követelésekre, szállítói tartozásokra és egyéb kötelezettségekre, és ha valahol eltérés van, annak okát feltétlenül nyomoztassuk ki, akár a régi könyvelőnk segítségével is.
- Átadás-átvételkor bátran kérdezzünk, érdeklődjünk, hogy mi micsoda. Ebben a helyzetben nincsen buta kérdés.
- Ha a könyvelői szerződésben másképp nem rendelkeztünk, érdemes a régi könyvelővel tisztázni, hogy az utolsó könyvelési díj, vagy az átadás extra munkáiért felszámolt esetleges díj a teljes átadás után esedékes.
- És végezetül egy olyan tanács, amelyet inkább a váltást megelőzően lenne illendő hasznosítanunk: nézzük át az új könyvelő által felajánlott szerződési tervezetet alaposan, kérdezzünk rá itt is mindenre, ami nem világos.
Az előző írásunkban részletesen áttekintettük, hogy mivel jár a könyvelőváltás, valamint összegyűjtöttük a tisztázandó kérdések körét. Következő cikkünkben részletesen sorra vesszük, mit érdemes elkérni a régi könyvelőtől.
TIPP: Ha még nem biztos abban, ki lesz az új könyvelője, adja meg a munka részleteit a Könyvelők.hu oldalon és a könyvelői ajánlatokat továbbítjuk Önnek. (ingyenes szolgáltatás) TOVÁBB >>
A cikket Pethes Miklós, a Konto FORTE Könyvelőiroda cégvezetője jegyzi.
A sorozat további részei:
Könyvelőváltás év közben? Egy könyvelő tanácsai könyvelőt váltóknak
Könyvelőváltáskor mit kérjünk el a régi könyvelőtől?
