Könyvelőváltáskor mit kérjünk el a régi könyvelőnktől?

• 2016. augusztus 10.

• Könyvelő blog

Egy könyvelő tanácsai könyvelőt váltóknak (4/3) című sorozatunk újabb részében sorra vesszük a céges iratok listáját, amelyeket a régi könyvelőnek feltétlen át kell adnia az újnak.

Olvasási idő: 5 perc
Röviden: Letölthető formában megtekintheti az IDE kattintva.

Könyvelőváltáskor mit kell tartalmazzon az átadott céges könyvelési anyag? Sokan rábízzák az új könyvelőre, hogy a kapott kupacot mazsolázza át, és csináljon vele, amit akar. Ugyanakkor saját jól felfogott érdekünk, hogy mi is tisztában legyünk azzal, mi az, amit kaptunk és továbbadunk. 

“saját jó felfogott érdekünk, hogy mi is tisztában legyünk azzal, mi az, amit kaptunk és továbbadunk”

Íme egy hozzávetőleges útmutató, milyen dokumentumokra érdemes odafigyelni, amikor átvesszük a cégünk könyvelési papírjait:

• A NAV felé elektronikusan beadott bevallások, bejelentő lapok valamint az éves számviteli beszámolók ma már bármikor elektronikusan lekérdezhetők. Véleményem szerint ezeknek a papír alapú átadásával felesleges bajlódni, viszont a nem elektronikusan, hanem papír alapon beadott bevallásokat kérjük el, tételesen soroltassuk fel. Jellemzően (2016-ban) már csak az éves iparűzési adóbevallás ilyen.
   
• Az áfabevalláshoz tartozó ún. áfa analitikát (tételes lista a szállítói és vevő számlákról és azok áfa tartalmáról) viszont szintén tételesen felsorolva vegyük át. (Példa: "Átvéve a 2016. évi 1-4. negyedéves áfabevallás és a 2016. évi 2. negyedéves önellenőrzési áfabevallás analitikái.")
   
• Bérekkel kapcsolatos nyilvántartásokat is vegyünk át, ennek ugyan elég sokféle formája van, de azért – véleményünk szerint – nem túlzás ragaszkodni a bérpapírokhoz. (Havonta és számfejtett főnként egy dokumentum, tehát egy 3 fős cégnél ez 3 fő * 12 hó = 36 papirost jelent, lehet akár elektronikus, nyomtatható (pl. pdf) formátumban is.)
   
• Kérjük el a társasági adószámítással kapcsolatos részletező számításokat – ha van ilyen. Különösen fontosnak tartjuk a vesztségelhatárolás levezetését, vagyis melyik évről mennyi veszteséget hozunk át, amelyet a későbbi nyereséges évekből érvényesíthetünk.
   
• Mindenképp legyen egy főkönyvi kivonatunk (főkönyvi számlák egyenlegeinek felsorolása) az összes évre vonatkozóan. Évközi átvétel esetén kérjük el az előző év végit is, illetve a váltás napjára készítettet is.
   
• Tárgyi eszközök analitikus kimutatása: a tárgyi eszközök tételes listája, tételenként legalább a következő adatokkal:
  • megnevezés,
  • leltári szám,
  • beszerzés dátuma, 
  • számviteli amortizációs kulcs, 
  • adótörvény szerinti leírási kulcs, 
  • elszámolt értékcsökkenés összege a számviteli törvény és adótörvény szerint,
  • jelenlegi nettó érték. Ennek az összesenje meg kell egyezzen a főkönyvi könyvelés szerinti 1-es számlaosztály számláinak egyenlegeinek előjeles összegével. Ezt az egyezőséget akár kérhetjük is, hogy mutassák meg nekünk.
     
• Követelések leltára: Nem csak a kifizetetlen vevőszámla-követelésekről beszélünk itt, hanem minden egyéb követelésről, pl. adótúlfizetésről, adott kaucióról, elszámolásra kiadott előlegekről, adott kölcsönökről. 
  • Fontos, hogy a főkönyvi könyvelés és a számviteli beszámoló által bemutatott követelések összesenje megegyezzen a tételesen felsorolt követelések összesenjével, valamint hogy minden egyes követelés beazonosítható legyen. Legalább a következő adatok kellenek: kitől, mennyit és milyen jogcímen követelünk, valamint a követelés keletkezésének dátuma és a követelés bizonylatszáma. (Az utóbbi kettő az adó jellegű követeléseknél nem fontos.)
     
• Kötelezettségek (tartozások) leltára: Nem csak a kifizetetlen szállítói számla tartozásokról beszélünk itt, hanem minden egyéb kötelezettségről, pl. adótartozásról, kapott kaucióról, banki hiteltartozásról, kapott kölcsönökről. 
  • Fontos, hogy a főkönyvi könyvelés és a számviteli beszámoló által bemutatott kötelezettségek összesenje megegyezzen a tételesen felsorolt kötelezettségek összesenjével. Továbbá lényeges, hogy minden egyes kötelezettség beazonosítható legyen. Legalább a következő adatok kellenek: kinek, mennyivel és milyen jogcímen tartozunk, valamint a kötelezettség keletkezésének dátuma és a kötelezettség bizonylatszáma. (Az utóbbi kettő az adó jellegű kötelezettségeknél nem fontos.)
     
• Tisztázzuk a pénzeszközöket: külön a bankszámlán szereplő egyenlegeket – ezeket vessük össze a bankkivonaton szereplő záróegyenlegekkel – , és külön a házipénztára(ka)t (tényleg volt-e ennyi pénz a házikasszánkban?).
   
• Tisztázzuk, van-e kimutatott tagi kölcsönállomány (akár kapott, akár adott), és vessük össze saját kimutatásunkkal, rosszabb esetben ismeretünkkel, hogy ez a kölcsönállomány reális lehet-e.
   
• Az általunk anno átadott eredeti számviteli bizonylatok: vevőszámlák, szállítói számlák, bankkivanatok, házipénztár dokumentumok, társasági szerződések és a kapcsolódó cégbírósági bejegyzések, egyéb szerződések, teljesítési igazolások stb.
   
• Főkönyvi kartonok: ezt ma már általában elektronikusan, pl. pdf formátumban szokták átadni, mivel kinyomtatva akár több száz oldal is lehet ennek terjedelme.

TIPP: Ha még nem biztos abban, ki lesz az új könyvelője, adja meg a munka részleteit a Konyvelok.hu oldalon és a könyvelői ajánlatokat továbbítjuk Önnek. (Ingyenes szolgáltatás) TOVÁBB >>

Korábbi cikkeinkből kiderült, hogyan készülhetünk fel a váltásra, mi a tennedő, ha már megvan az új könyvelő. Következő cikkünkben arról lesz szó, mi a teendő a szekrényben talált csontvázakkal...

A cikket Pethes Miklós, a Konto FORTE Könyvelőiroda cégvezetője jegyzi.

A sorozat további részei:

Könyvelőváltás év közben? Egy könyvelő tanácsai könyvelőt váltóknak

Találtam egy jobb könyvelőt, hogyan tovább?

Csontvázak a szekrényben