Könyvelőváltás év közben? Egy könyvelő tanácsai könyvelőt váltóknak (4/1)
- 2016. augusztus 08.
Könyvelő blog
Nem könnyű annak, aki könyvelőváltásra kényszerül. Különösen sok mindenre kell figyelni, ha mindez a pénzügyi év közben történik. Ebben szeretnénk segíteni a külsős könyvelővel dolgozó vállalkozásoknak, cégeknek. 4 részes sorozatunk végigvezet a folyamaton: hogyan mérlegeljünk, miként készüljünk fel, mit tartsunk szem előtt, és mit kérjünk el a régi könyvelőtől.
Olvasási idő: 3 perc
Röviden: Az évközi könyvelőváltás során számolni kell azzal, hogy az előző könyvelő plusz munkája miatt extra díjat számít fel, esetleg kevésbé motiváltan fog a könyvelési anyagunk összeállításához. Van, mikor megéri inkább az új könyvelővel újrakönyvelteltni a megkezdett évet, ám ennek is lehet plusz költsége. Különös figyelmet érdemel a felelősségek tisztázása. Legyen egyértelmű, hogy kinek, mely időpontig van felelőssége a beszámolók, áfabevallások és járulékbevallások kapcsán. Kérjünk a korábbi könyvelőnktől listát az adóalapmódosító tényezőkről, és az egyéb, szerinte releváns körülményekről. A két könyvelő között érdemes közvetlen kapcsolatot teremteni, ha erre lehetőségünk van.
Általában véve elmondhatjuk, hogy a könyvelőváltást érdemes évfordulóhoz kötötten, év elején megejteni, hogy az adott üzleti évet még a régi könyvelőnk fejezhesse be és egy személyben vállalhassa érte a teljes felelősséget.
Néha azonban megesik, hogy a könyvelőnk fatális hibát követ el, vagy költözésünk miatt nehézkessé válik vele a kapcsolattartás, netán épp a könyvelőnk nem tudja tovább ellátni munkáját. Ilyenkor nem szeretnénk, vagy nincs is lehetőségünk kivárni a következő év elejét, szeretnénk minél hamarabb új kezekben látni a könyvelésünket.
“szeretnénk minél hamarabb új kezekben látni a könyvelésünket”
Ahhoz, hogy mérlegelni tudjuk, megéri-e bevállalnunk egy évközi váltást, tekintsük át, ennek a döntésünknek mik a hátrányai:
- Minden könyvelő nagyon jól tudja, hogy a régi könyvelőnek plusz munkát jelent egy külön "zárással" a könyvelési anyagokat úgy előkészíteni átadásra, hogy az értelmezhető legyen egy másik könyvelő számára is. Érdemes tisztázni, hogy vajon milyen mértékben érvényesíti felénk ezt a plusz munkát, amikor kiállítja felénk az utolsó könyvelési díj számlát, és mennyi munkával készíti majd össze az anyagot.
- Az új könyvelőnek is plusz munka az évközi átvétel, hiszen ahhoz, hogy felelősséggel beadja a tárgyévi adóbevallásokat és elkészítse a mérleget, elég behatóan meg kell ismernie az előző könyvelő által könyvelt év eleji anyagot, amely sokszor – hiába próbáljuk azt kipasszírozni a régi könyvelőnktől – nem olyan minőségű vagy terjedelmű, hogy az megfelelő legyen az új könyvelőnknek, és ebből kifolyólag talán még nekünk sem.
- A legnagyobb hátulütő viszont az, hogy az új könyvelőnk sosem fog tudni teljes felelősséget vállalni a részben elődje által, részben saját maga által könyvelt teljes tárgyévi időszakért, és egy kellemetlen meglepetés esetén bottal üthetjük a két könyvelő között elveszett felelősség nyomát (és ez ellen nagyon nehezen tudunk bármit is tenni).
Alternatív megoldás szokott lenni, hogy ha nem túl nagy mennyiség az év eleji könyvelési anyag, az új könyvelőnek és a megbízónak is inkább megéri újrakönyvelni az év elejét, semmint bajlódni az előző könyvelő által készített produktumok értelmezésével. Ez néha azonban plusz pénzbe is kerülhet, minél nagyobb mennyiségű az év eleji időszak, annál többe.
“az új könyvelőnek és a megbízónak is inkább megéri újrakönyvelni az év elejét”
Mindent összevetve, ha a fentiekkel meg tudunk barátkozni, akkor év közben is nyugodtan belevághatunk a könyvelőváltásba.
A váltás során törekedjünk a felelősségek tisztázására mindkét oldalon; ki miért felel és milyen időszakkal kapcsolatosan. Ez leginkább a mi feladatunk!
“A váltás során törekedjünk a felelősségek tisztázására mindkét oldalon”
A következő témák tisztázandók:
- Tárgyévi beszámoló és kapcsolódó társasági / iparűzési adóbevallások: ez valószínűleg az új könyvelő felelőssége lesz, aki viszont csak korlátozott felelősséget fog tudni vállalni ezekért a bevallásokért.
- Havi/negyedéves/éves áfabevallások: Melyik áfa bevallást készíti el a régi, és melyet az új könyvelő? Ha nem havi áfabevallók vagyunk, van-e olyan áfa bevallási időszak, amely magába foglal régi és új könyvelő által könyvelt időszakot is?
- Havi járulékbevallás: Az új könyvelő melyik hónap bevallásáért felel?
- Kérjünk listát a régi könyvelőtől a tárgyévi adóalapmódosító tételekről és egyéb – általa fontosnak ítélt – körülményekről!
- Előfordul, hogy az új könyvelő úgy tud csak felelősséget vállalni egy adóbevallásért, ha bizonyos adatokat, információkat az előző könyvelőtől beszerzünk számára. Ebben próbáljuk segíteni a munkáját, illetve próbáljuk meg elérni azt, hogy a két könyvelő közvetlenül egymással vegye fel a kapcsolatot.
Következő cikkünkben sorra vesszük, hogy egy könyvelőváltás kapcsán – történjen akár év közben, akár évforduló idején – hogyan érdemes nekiindulni egy ilyen folyamatnak.
TIPP: Ha még nem biztos abban, ki lesz az új könyvelője, adja meg a munka részleteit a Konyvelok.hu oldalon és a könyvelői ajánlatokat továbbítjuk Önnek. (Ingyenes szolgáltatás) TOVÁBB >>
A cikket Pethes Miklós, a Konto FORTE Könyvelőiroda cégvezetője jegyzi.
A sorozat további részei:
Találtam egy jobb könyvelőt, hogyan tovább?
Könyvelőváltáskor mit kérjünk el a régi könyvelőtől?
