Cégkapu: további teendők vannak!

• 2018. december 27.

• Könyvelő blog

Új év, új szabályok: a Konyvelők.hu cikksorozatának újabb részében a cégkapuval kapcsolatos fontos tudnivalók találhatók.

Mostanáig történt:

2018. január 1-től minden vállalkozásnak, (non-profit) szervezetnek (egyéni vállalkozókat kivéve) rendelkeznie kell cégkapuval, ugyanis a hivatalos szervek sorra állnak át a hagyományos papír alapú postáról az elektronikus postára, és akinek nincs elektronikus postaládája, vagyis cégkapuja, azt nem lehet elérni, és nem is tud elektronikus levelet írni a hivataloknak. Amíg az ügyfélkapu a magánügyeink intézéséhez, addig a cégkapu a céges ügyek intézéséhez szükséges

Aki még nem rendelkezne cégkapuval, sürgősen regisztráljon, mert azon kívül, hogy nem lesz elérhető a hivatalos szervek számára, még bírságra is számíthat. 

Sok cégvezető kifogásolta az elmúlt hónapokban, hogy nem találja a cégkapus üzeneteit. Jogosan. Meg kell valljuk, magunktól mi sem jöttünk volna rá. A cégkapus üzenetek elérésére az ügyfélkapus tárhelyünkre (tarhely.gov.hu) történő belépést követően van lehetőség. Az ügyfélkapus tárhely bal felső sarkában, a kék sávban, a nevünk mellett egy lefelé mutató nyíl valójában egy legördülő menüt rejteget, amely segítségével kiválaszthatjuk az ügyfélkapunkhoz hozzárendelt cégkapus postafiókot. A rendszer szépséghibája, hogy a cég neve helyett a cég adószáma jelenik meg. A ceruza ikonra kattintva viszont átnevezhető az adószám a cégnévre.

Amire pedig a jövőben figyeljünk:

Ha már profik vagyunk a cégkapunk használatában, most úgy tűnik, egy újabb teendőnk is van: a könyvelőnket ügykezelőként hozzárendelni a cégkapunkhoz. Miért? Két oka is van: egyrészt, 2019. január 1-től a könyvelők – az eddigi ügyfélkapus NAV regisztrációjuk helyett – csak és kizárólag cégkapun keresztül tudnak bevallást benyújtani a NAV felé, valamint beszámolót közzétenni az Igazságügyi Minisztérium online felületén. Másrészt, mennyivel kényelmesebb, ha a könyvelő küldi el az elektronikus levelünket az adóhivatalok felé, és nem a cégvezetőre hárul ez az adminisztrációs teher?! (Ettől függetlenül még előfordulhat, hogy a cégvezetőnek alá kell írnia a kinyomtatott beadványokat, és sokszor az AVDH szolgáltatással még hitelesítenie is kellhet azok beszkennelt példányát, de az így kapott pdf dokumentum “postázása” már a könyvelő feladata lehet.)

Az ügykezelő hozzárendelésének menete:

• A tárhelyünkre belépve, a jobb felső sarokban található “BEÁLLÍTÁSOK” szövegre kattintva kezdhetjük el a folyamatot.
• A megjelenő képernyőn a Cégkapu adminisztráció szekciónál válasszuk ki a cégünket.
• A következő képernyőn az ügykezelők felirat alatt a kék színű “új hozzáadása” gombra kattintva írhatjuk be a könyvelőnk adatait. A végén ne felejtsünk el alul, a “hozzárendel” gombra kattintani.

A könyvelőnk hozzárendelése a cégkapunkhoz nem is olyan egyszerű feladat. Nem elég ugyanis a hozzárendelést elvégezni, hanem a vevényprofilok segítségével azt is be kell állítani, hogy a könyvelőnk kapjon emailes értesítést, ha a cégünk valamilyen “e-küldeményt” kap.

A vevényprofil beállításának menete:

A tárhelyünkre belépve, a jobb felső sarokban található “BEÁLLÍTÁSOK” szövegre kattintva kezdhetjük el a folyamatot. A megjelenő képernyőn a “Cégkapu adminisztráció” szekciónál válasszuk ki a cégünket. A vevénykezelési profil alatti kék színű “új hozzáadása” gombra kattintva hozhatunk létre egy saját szájízünknek megfelelő értesítés-küldési szabályrendszert. Kötelezően kell adni egy profil nevet (bármilyet), majd az “E-mail címre küldendő értesítések beállítása” cím alatt a következő beállításokat javasoljuk elvégezni:

• “Feladási igazolásról szóló értesítést”: ha nem szeretnénk emailes értesítést kapni minden egyes általunk feladott küldemény feladásának sikerességéről, akkor válasszuk a “nem”-et
• “Átvételi értesítésről szóló értesítést”: válasszuk a “csak címzettként”-t. Ez azt jelenti, hogy ha címzettként kapunk egy küldeményt, akkor emailes értesítőt is kapunk arról, hogy ezt a tárhelyünkön átvehetjük.
• “Letöltési igazolásról szóló értesítést”: válasszuk, hogy “nem kérek”, amennyiben nem szeretnénk emailes értesítéseket kapni arról, hogy megnyitottuk a nekünk címzett küldeményt, illetve az általunk másnak címzett megnyitotta a mi küldeményünket.
• “Meghiúsulási igazolásról szóló értesítést”: Egy kézbesítési meghiúsulás jellemzően további teendőket vonhat maga után, így azt javasoljuk, válasszuk, hogy “feladóként és címzettként is”.

Végül, és talán ez a legfontosabb, az “Értesítések beállításai”-nál pipáljuk be az ” E-mail értesítések küldése az összes ügykezelőnek” tételt, enélkül ugyanis hiába érkezik a postaládánkba megkeresés, arról a könyvelőnk nem fog tudomást szerezni.

Forrás: Pethes Miklós, Konto FORTE Könyvelőiroda

Kapcsolódó cikkünk: 

Fontos könyvelői teendők 2018 végén
Ez várható 2019-ben: bérek, közterhek és juttatások lényeges változásai
Ez várható 2019-ben: ingatlanok bérbeadása és vásárlása
Ez várható 2019-ben: bevallások, ügyfélkapu
Ez várható 2019-ben: nő az alanyi áfamentesség határa