Fókuszáltabb egy online megbeszélés a könyvelővel

• 2019. január 24.

• Könyvelő interjúk

Kabai Józseffel, a Távügyvitel alapítójával készült interjúnkban az online könyvelés sokak számára újszerű módszerét és gyakorlatát járjuk körül.

Honnan indult és hol tart most a vállalkozása?

A vállalkozás tulajdonképpen azt a problémát oldja meg, amit egy középméretű kereskedő cég pénzügyi vezetőjeként a saját bőrömön tapasztaltam. Az akkori külső könyvelő ugyan remek tanácsokat adott, de nyilvántartása sosem egyezett a cégnél vezetett saját nyilvántartásunkkal. Minden hónapban fogtam a fejem, hogy lehetetlen kideríteni, melyik számla lett kifizetve, jól lekönyvelve és egyáltalán milyen a cég pénzügyi helyzete. Ekkor jöttem rá, hogy a megoldás pofonegyszerű; közös nyilvántartásból kell dolgoznia mind a cégnek, mind a külső könyvelőnek.

Találtam is egy olyan szabadon használható külföldi programot, amely alkalmas lehetett erre. Webes, böngészőből használható rendszerről volt szó, amit több különböző felhasználó akár különböző helyszínekről is használhatott. Amikor az asszisztensem rögzített egy számlát a program felületén, ugyanazt látta a könyvelő és én is. Elővettem programozási szenvedélyemet és nekiálltam a magyar szabályozás szerint átalakítani ezt a programot. Mikor már elég profi volt a rendszer, saját vállalkozást építettem belőle társammal, Sásdi Andrással. Ő a vezető tanácsadó, aki mellett két mérlegképes könyvelő biztosítja a szakszerű munkát. Mostanra 80-nál is több cég számára nyújtjuk az online könyvelési szolgáltatásunkat.

Ha újból elölről kéne kezdenie a vállalkozását, akkor hasonló úton haladna, vagy van, amit gyökeresen másképp irányítana?

Kezdetben nem könyvelni akartunk, hanem értékesíteni az online ügyviteli programot, amit évekig fejlesztettem. Ezért nagyon sok időt fektettünk a könyvelési modulon túl az összes többi modul kialakításába is. Később kiderült, hogy könyvelési szolgáltatásra nagyobb szükségük van az ügyfeleknek, mint egy olyan programra, amit utána egyedül kell használniuk.

Ma már sokkal jobban követjük a piaci igényeket, és ehhez igazítjuk a fejlesztéseinket is. Azért szerencsére nem volt teljesen hasztalan a kezdeti befektetett energia sem, mert vannak ügyfeleink, akik örömmel hasznosítják a készletezési vagy raktározási modult.

Amikor egy új ügyfélnek bemutatja a vállalkozását, akkor milyen előnyöket szokott leginkább kiemelni? Mi az, ami egy feltételezett versenyben feltétlen Ön mellett szól?

Mindig fontos tudni, hogy milyen céljai és elvárásai vannak egy cégvezetőnek. Nem gondoljuk, hogy a mi megoldásunk mindenkinek megfelelő. Vannak olyan vezetők, akik szeretik felügyelni és kontrollálni, hogy mi történik a cégükben. Ők örülnek annak, hogy interneten bármikor saját szemükkel láthatják cégük kintlévőségeit, az ÁFA aktuális egyenlegét vagy azt, hogy egy projekt nyereséges-e. Ha több üzletága vagy telephelye van egy vállalkozásnak, nagy könnyebbséget jelent, hogy költséghelyek és projektszámok alkalmazásával külön-külön tudja figyelni ezek eredményességét. A fizikai távolság a mi szolgáltatásunk esetében lényegtelen, mert mindent online intézünk, még a számlákat sem kell küldözgetni. Ez hasznos lehet egy kisgyerekes anyukának is, vagy az eldugott településeken élőknek is.

Odafigyelünk arra, hogy alkalmazzuk a technológia nyújtotta előnyöket. Emiatt például elsőként kapcsolódtunk a Számlázz.hu rendszeréhez. Az ott kiállított számlák érintés nélkül 10 percen belül könyvelésre kerülnek a mi online rendszerünkben. Nálunk a precízség és naprakészség nem csak szöveg. Igyekszünk a fejlesztéseinkkel megfelelni a 21. század elvárásainak és az ügyfelek igényeinek.

Az Ön vállalkozása által nyújtott szolgáltatások közül melyik tevékenységet emelné még ki?

Úgy tapasztaljuk, hogy legnagyobb igény a tanácsadásra és konzultációra van. A mi ügyfeleink ebben korlátlanul részesülnek. Nem hagyjuk magukra őket az üzleti döntéseikkel sem, és a technikai kérdésekben is állunk rendelkezésre. Fontosnak tartjuk, hogy a cégvezetők leszámoljanak azzal a tévhittel, hogy a könyvelő az államnak dolgozik. A könyvelő feladata a cég érdekeit szolgálni. Ügyfélközpontú hozzáállásunkkal kiemelkedőek vagyunk a piacon.

Milyen eszközökkel tartja a kapcsolatot ügyfeleivel? Mennyire tartja fontosnak a személyes kapcsolattartást?

Fontos tudni, hogy a szolgáltatásunk különlegessége miatt több külföldön élő vagy vidéki székhelyű céggel állunk kapcsolatban. Az ügyfelekkel nagyrészt skype-on vagy az appear.in online alkalmazáson keresztül tartjuk a kapcsolatot. Mindkét esetben lehetőség van videós megbeszélésekre és szükség esetén képernyőmegosztásra is. Így ha valamelyik ügyfél elakad az online könyvelési rendszerünkben, pontosan látjuk, hogy az ő gépén mi történik és hamar megoldást találunk a problémára.

Természetesen e-mailben és telefonon is elérhetőek vagyunk, ha egy sürgős kérdés merülne fel. A személyes találkozókat azonban inkább kerüljük, mert csak rabolja az ügyfél idejét. Egyrészt az utazás Budapesten át nem kis tortúra. Másrészt azt találtuk, hogy sokkal fókuszáltabb egy megbeszélés online, nem tartalmaz felesleges köröket és így növeli a hatékonyságot is. Minden ügyfelünkkel zökkenőmentes a kapcsolatunk immár 10 éve.

A Távügyvitel Kft. - Online Könyvelőiroda 2018 óta tagja a Könyvelők.hu-nak.