Szeretek saját megoldásokat létrehozni

• 2016. február 22.

• Könyvelő interjúk

Lengyel Krisztinát, a budapesti Árvavár Könyvelőiroda vezetőjét a könyvelői munka kihívásairól, az iroda működéséről kérdezte a Konyvelok.hu újságírója.

Amikor a vállalkozása elindult, akkor a kérdőjelek, vagy inkább a piaci jelenségekre adott válaszok voltak jelen nagyobb arányban Önben?

Egy lehetőséget kihasználva lettem vállalkozó 16 évvel ezelőtt. Munkakereséssel indult, és mára több fős vállalkozássá nőtte ki magát a cég, melyben dolgozunk. A kérdésére válaszolva mindkettő egyszerre. Folyamatosan kell igazodni a piaci jelenségekhez, és ez mindig kérdőjeleket is hoz magával. Ilyen például az internetes megjelenés, a növekedéssel járó helyzetek, infrastruktúra növelése, de család és a munka összeegyeztetése is.

Kezdő vállalkozóként csak ismerkedtem az internettel: használtam, mint bárki más, nem gondoltam volna, hogy pár év múlva saját honlapomat én fogom szerkeszteni, feltölteni. Mindig adódik egy helyzet, amit meg kell oldani, vagy egy lehetőség, amivel élni lehet. Ez nálam mindig folyamatos, úgymond soha nincs „nyugalom”. Ha épp nincs megoldandó feladat, akkor kitalálok valamit. Például, hogy mit lehet automatizálni, gyorsítani, vagy könnyebbé tenni, minél több feladatot tegyünk elektronikussá. Szeretek saját megoldásokat létrehozni, még arra is, amire esetleg már van például dobozos program. Amit én építek fel, tervezek meg, azt ismerem a legjobban. Az egyszerű, letisztult, lényegre törő, és használható dolgokat szeretem, ezért vagyok sokszor elégedetlen azzal, amit kapni lehet, és próbálok saját megoldásokat keresni. Ez nem csak a szakmában van így, hétköznapi dolgokban is előjön.

Nagy szerencsémre megtaláltam azokat a munkatársakat, akikkel mindezt létre is tudom hozni. Ez nagyon fontos, mert manapság nehéz olyan munkatársat találni, akikkel tényleg hosszútávon tervezhet az ember, megbízik benne teljes mértékben, és így van ez fordítva is.

Hogyan telik egy átlagos napja az irodában?

Nincs két egyforma nap, természetesen naptár szerint dolgozunk, a mi szakmánkban egymást érik a határidők, és ezt tartani kell. Naptár szerint mindenkinek megvan a feladata, kinek, mit, mikorra kell elvégezni.

Nem a nyolc órás munkaidőhöz ragaszkodunk, hanem a feladatok elvégzéséhez. Reggel nem kell blokkolni, és egy ügyintézéshez sem kell szabadságot kivenni. Rugalmas a munkaidőnk és igazodunk az ügyfeleink kéréseihez is. Van, amikor otthonról is tudunk dolgozni, de van, amikor túlórázni kell, mert épp szükséges az irodai jelenlét. Van olyan ügyfelünk, akit helyben kell könyvelni, az ő irodájában, mert ragaszkodik a bizonylatokhoz, és nem akarja kiadni a kezéből. Ez is elvisz pár napot a hónapból, amikor nem az irodában vagyok.

Családias környezetben dolgozunk, mindent meg tudunk beszélni, és mindent meg tudunk oldani. Úgy gondolom, hogy ügyfeleink is ezt érzik, és ezért szeretnek hozzánk jönni. Itt nem kell sorszámot húzni, velem találkozik minden alkalommal, kérdezhet, elmondhatja, amit szeretne.

Milyen típusú munkák rejtik magukban a legnagyobb kihívásokat a könyvelés során?

Általában azoknak a cégeknek tevékenysége, amivel még nem dolgoztam, egy új területet megismerését teszi lehetővé. Szeretem megismerni ügyfeleim tevékenységét, minél többet megtudni a folyamatokról. Beszélgetek velük sokat, hogy tudjam, mivel tudok még a segítségükre lenni, tanácsot adok. Sosem hivatali, inkább baráti szintű beszélgetések ezek, sok minden ki szokott ilyenkor derülni. Ezzel mi is tanulunk, és ötletek is jöhetnek elő. Egy webshop miatt programot kellett vásárolni, mert az előző nem tudta beolvasni a rengeteg számláját. Ezt például neki köszönhetem, mert azóta más partnerünknél is hasznos volt ez a funkció.

Az egyik kedvencem, amikor egy új ügyfél kitalált valamit, ami még nem létezett eddig Magyarországon. Adózásban, és számvitelben egyaránt ki kellett találni mindent, hogy szabályos legyen, rengeteget dolgoztunk vele.

Egy másik alkalommal, az új adónemek (KATA, KIVA) bevezetésekor, saját magunkon teszteltük le – természetesen előtte kiszámoltuk, és a cégünk alkalmas is volt rá – a KIVA-t, hogy tudjuk-e ajánlani valakinek, hogy ezt az adónemet válassza. A még ki nem taposott utakat szeretem, ezeket nevezem kihívásnak.

Milyen könyvelő programot használ munkája során?

Mi az RLB-t használjuk: egyszerű, jók a lekérhető listái, be tud olvasni, elkészíti a „fontosabb” bevallásokat. Könnyen kezelhető, és nem is kell ennél több. Mivel minden listáját ki lehet exportálni excelbe, így akármilyen bonyolultabb bevallásra, vagy adatszolgáltatásra alkalmas. Nekünk kell a szakmát tudni, nem a programnak. A túl okos programok túl bonyolultak is, lassúak, sok mindent meg kell neki adni, hogy jól működjön, vagy esetleg a külcsínnel foglalkoztak sokat, ami meg egyáltalán nem fontos. Megbízhatóan működjön, ez a legfontosabb.

Mit tudna ajánlani egy kezdő vállalkozónak, hogyan érdemes könyvelőt választania?

A vállalkozás nehéz kenyér, rengeteg munkával és áldozattal jár, és nem is való mindenkinek. Látom, hogy vannak ügyfelek, akik profi módon vezetik a cégüket, vannak ötleteik, van elképzelése, hogy mit szeretne, és van, akinek fogni kell szinte a kezét. Egyikkel sincs probléma, csak másként kell kezelni.

A könyvelő sok mindenben tud segítséget nyújtani, de nem tudja az ügyvezető helyett vezetni a vállalkozást. Mindenkinek más az elvárása, meg kell találni a megfelelő partnert. Mi könyvelők is különböző szolgáltatásokat kínálunk, kiegészítve a klasszikus könyvelést. Tanácsadás, pályázatok írása, székhelyszolgáltatás stb. Meg kell határozni, hogy mit várunk el a könyvelőtől, és az alapján választani, aki ezt nyújtani tudja nekünk. Az a legtisztább, ha már az ajánlatnál tisztázzuk a vállalásokat. A minimum a minőségi munka, többi utána csak plusz.

Tapasztalatom szerint, sajnos az ár, ami elsősorban döntő egy könyvelő kiválasztásánál. De nem mindegy mennyiért mit kap az ügyfél. Valakinek az fontos, hogy elmenjünk az anyagáért, de nem kér sűrűn tanácsot, valaki meg minden hónapban kérdez valamit. Vannak olyan szolgáltatások, melyek nem tartoznak szorosan a könyvelési feladatokhoz. Az ügyfélnek tisztában kell lennie azzal, hogy ezen feladtok elvégzése a könyvelői munkán felül plusz feladat, ezért az ilyen igényeket külön meg kell fizetni. Fontos még a bizalom, hogy megossza a könyvelővel a problémáit, kérdéseit, partnerként tekintsen rá, hiszen akkor tudunk segíteni. Ha megvan a bizalom, akkor hallgat a jó szóra, és nem az ismerősöktől, meg a barátoktól tájékozódik az adózással kapcsolatban. 

Lengyel Krisztina 2005 óta van jelen a Konyvelok.hu oldalon.