A feladataimat tudatosan 4 részre osztom

• 2018. november 15.

• Könyvelő interjúk

Lelkes Andreával az érdekes napi munkamegosztásról és a motivációról beszélgetett a Konyelok.hu riportere.

Hogyan alakult az elmúlt év a korábbi évhez képest az Ön vállalkozásában? Tapasztalta a munkamennyiség növekedését vagy csökkenését a korábbiakhoz képest?

Az előző interjú óta eltelt 2 évünk nagyon izgalmasan alakult. Igen, a munkamennyiség növekedett és ez nemcsak annak köszönhető, hogy az ügyfélkörünk bővült, hanem annak is, hogy olyan új ügyfelekkel kötöttünk együttműködést, akik már szélesebb körű szolgáltatást igényelnek. Ezek jellemzően multinacionális cégek, akik már kontrollingot, riportolást, akár a teljes pénzügyi adminisztrációt is igénylik a könyvelőirodától.

Az ügyfélkör bővülésével párhuzamosan a munkatársaink száma is növekedett. Így magamon kívül már több olyan szakembert is a csapatomban tudhatok, akiknek van multinacionális cégnél szerzett tapasztalatuk, és ezáltal ismerik ők is azokat a rendszereket, folyamatokat, és igényeket, amiket ezek a nemzetközi vállalatcsoportok támasztanak.

Egyszóval, mindkét fronton nemcsak mennyiségi, hanem minőségi növekedést is sikerült elérnünk.
A növekedéssel párhuzamosan az irodánk átköltözött egy új, tágasabb irodába. 

Ki tudna emelni valamit, amire a legbüszkébb a könyvelőiroda kapcsán?

Ha egy valamit kellene kiemelnem, akkor az a csapatom lenne, akik tulajdonképpen a szolgáltatás szívét jelentik. Ahogy a test motorja a szív, úgy az irodánk motorja a "gépház", ahol a munka veleje folyik. A mi "gépház"-unkban pedig olyan emberek dolgoznak, akik a magas szakmai tudásuk és széleskörű tapasztalatuk mellett szeretik is, amit csinálnak, és akikkel kiválóan tudunk együttműködni. Ezáltal nagyon gördülékenyen halad a munka. Igen, erre tényleg büszke vagyok, hogy nálunk a Lelkes Könyvelőirodában prémium minőségű a "gépház".

Hogyan telik egy átlagos napja az irodában?

Három, kiemelten fontos dolog van a birtokunkban, ami a piacon értékkel bír: az első a szaktudásunk, a második a személyes emberi minőségünk, a harmadik az időnk. Ezért tényleg nagyon fontos, hogy hogyan telik egy napunk, azaz mivel töltjük ki az időnket annak érdekében, hogy a leginkább hasznosuljon a figyelmünk és az energiánk.

Minden reggel 5-15 perces operatív egyeztetéssel kezdünk, amin minden csapattag részt vesz. Amolyan "shopfloor meeting", vagy "daily scrum", ahogy a termelési, vagy az informatikai ügyfeleink neveznék ezt, ha látnának bennünket közben... Mi is eljövünk az asztalainktól és kimegyünk a közös térbe a munka- és erőforrás-szervező táblánkhoz és állva folytatjuk le az egyeztetést, hogy emlékeztessük magunkat a limitált időtartamra. Ennek keretében mindenki elmondja, hogy előző nap mit csinált, és az adott napon mivel tervez továbbhaladni, illetve milyen esetleges elakadással küzd, vagy kér-e valamiben segítséget. Mi "Nyitás"-nak hívjuk. Közösen megnyitjuk a napunkat, és bár utána mindenki a saját feladatára fókuszál, mégis minden reggel egy közös fedélzetre kerülünk mind információs, mind csapat-kohéziós szinten. Ezután szükség szerint egyeztetek szűkebb körben azokkal a kollegákkal vagy csapatokkal, ahol közösen kell a részleteket átbeszélni valamivel kapcsolatban.

A nap további részében meglévő vagy leendő ügyfelekkel találkozom és végzem az egyéb feladataimat. Ez utóbbiakat egy ideje nagyon tudatosan négy részre osztom és eszerint tervezem, illetve ellenőrzöm magam napi, heti szinten, visszatekintve a munkaidő nyilvántartásaimra.

Tevékenységeim első kategóriája az alap szintű értékteremtés, amikor magam is az operatív folyamatokat működtetem, azaz magam is könyveléssel kapcsolatos információkat szerzek, rendszerezek, könyvelek, zárok, egyedi riportokat állítok elő, elemzek. Ilyenkor a munkám eredménye közvetlenül nyilvánul meg az ügyfeleink számára.

Tevékenységeim második csoportja a munkatársaim irányítása, támogatása, ellenőrzése és szükség esetén korrigálása, a hibák - amik óhatatlanul előfordulnak, ahol emberek és / vagy gépek dolgoznak... - javítása és újra ellenőrzése annak érdekében, hogy az ügyfeleink mindig csak a legmagasabb minőséget tapasztalják.

A harmadik csoport az operatív működés folyamatos fejlesztése, átalakítása annak érdekében, hogy egyre alacsonyabb szintre csökkentsük a hibákat, egyre hatékonyabb működés mellett.

A negyedik csoport az üzletmenet megújítása, amikor már nem a meglévő tevékenységeinket és képességeinket emeljük egyre magasabb szintre (egyre kevesebb hibával és egyre hatékonyabban, de alapvetően ugyanazt), hanem olyan dolgokat kezdünk el kitalálni és csinálni, amivel egyre újabb és újabb értékeket teremtünk a külső és belső környezetünk számára. Olyanokat, amik korábban nem voltak elérhetők rajtunk keresztül. Ilyen például az, amikor a hagyományos könyvelési tevékenységünkön túl pl.: pénzügyi adminisztrációs, HR adminisztrációs, riportolási, tervezési és kontrolling szolgáltatásokat is nyújtunk komplexebb kiszolgálást igénylő ügyfélkörünk tagjainak, vagy amikor az alvállalkozói szerződéseikhez kapcsolódó folyamataiknak a komplex adminisztratív ügyintézését vesszük le a vállukról. Illetve ide tartozik az is, amikor a munkatársak felé való rendszeres visszacsatolás és az ő személyes karrier-emelkedésük céljából fejlesztek cégen belüli, munkatársi értékelési és minősítési rendszert.

Az tapasztalom, hogy akkor tudunk folyamatosan fejlődni és akkor lehet hosszú távon is fenntartható a növekedésünk, ha egy átlagos napomban, vagy hetemben egyre nagyobb arányban tudom átadni az első és második csoportba tartozó tevékenységeimet a körülöttem létrejött csapat középvezetői tagjainak és én a személyes figyelmemet egyre inkább a harmadik és negyedik tevékenységkörökre tudom irányítani.

A kötelező továbbképzéseken túl tréningezi szakmai tudását valamilyen módon?

Szeretnék erre a kérdésre többes számban válaszolni. Hiszen az irodánk, rajtam kívül a munkatársaimból és velünk együttműködő - különböző profilú – külső szakértőkből is áll és mindenki esetében nagy hangsúlyt fektetünk az egyéni fejlődésre, tudásnövelésre. Általában közösen tekintünk rá arra, hogy melyek a jelenlegi és jövőbeli piaci igények, és merrefelé tart a szakma, illetve, hogy mik az egyéni személyes célkitűzések. Ezután megegyezünk abban, hogy ki milyen irányban fejleszti tovább szaktudását, önmagát. Hogy konkrét példát is mondjak a jelenlegi irányainkról: van olyan kollégánk, aki ÁFA szakértőként képzi magát tovább, van, aki az IFRS-ben mélyíti el a tudását, vagy valaki az angol szakmai nyelvtudását fejleszti, és van olyan munkatársam, aki informatikai területen folytat tanulmányokat, hogy megismerje az automatizált könyvelési programok rendszerét és lehetőségeit. Ezáltal nemcsak most tudunk széleskörű szolgáltatást nyújtani, hanem a jövőre, az új trendekre is fel vagyunk készülve.

Önt vállalkozóként mi inspirálja, a vállalkozás működtetése mellett mi motiválja a mindennapokban?

Én a win-win szituációkat szeretem az életem minden területén, és erre is törekszem. Ha bárhol ezt nem érzem, - akár a privát életemben, akár az üzleti életben - akkor addig dolgozom rajta, amíg ez meg nem valósul. Tulajdonképpen ez az én "hobbim" vagy "szenvedélyem". Akkor érzem magam jól, ha egyensúly és elégedett emberek vannak körülöttem, ha a külső és belső környezetem számára olyan körülményeket, helyet tudok teremteni, ami a résztvevőknek minden szempontból több örömöt, elégedettséget, bőséget hoz. Ez energizál, ettől kerülök magam is egyensúlyba és ezt szem előtt tartva dolgozni számomra nagyon inspiráló.

Egy konkrét példát hozzak erre  a jelenlegi működésünkből: amennyiben az ügyfeleink szolgáltatási igénye, és a munkatársaink tudása és fejlődési igénye találkozik, akkor mindkét oldal elégedett lesz, és ez nagyon gyümölcsöző együttműködést eredményez, ami további fejlődési, előrelépési lehetőségeket hoz. Úgy érzem, hogy cégvezetőként sikerült egy olyan helyet teremtenem ezen a piacon, ahol ez meg is valósul.

Ha még jobban leegyszerűsítem, akkor azt mondom, hogy minden win-win helyzet mögött emberek vannak, akiknek mind az a törekvésük, hogy együtt többre legyenek képesek.
Ez az ars poeticám olvasható a honlapunkon is: "Meggyőződésünk, hogy az ember alaptermészetéből adódóan érdeklődő, lelkes, kreatív, együttműködő. Ezáltal egyre magasabb eredmények elérésére és túlszárnyalására képes".

Ha körbe nézek, akkor azt nap mint nap az látom, hogy ennek megvalósításához nemcsak a hasonlóan gondolkodó munkatársakat sikerült megtalálnom, de bennünket is a hasonlóan gondolkodó cégtulajdonosok és vállalati döntéshozók találnak meg. Mi lehetne ennél nagyobb inspiráció?

A Lelkes Könyvelőiroda 2016 óta tagja a Könyvelők.hu-nak. A Lelkes Andrea irodavezetővel készült korábbi interjú itt olvasható.