Szkennelt aláírás és aláírás-bélyegző: mikor helyettesítik az igazi aláírást?

• 2024. július 30.

• Könyvelő blog

Ha szkennelve küldik át nekünk a szerződést, akkor kevesebbet ér rajta a nehezen felismerhető aláírás.

A modern üzleti világban egyre többször merül fel a kérdés, hogy mikor és hogyan lehet egyszerűsíteni a hivatalos dokumentumok aláírását. Az aláíró bélyegző és a szkennelt aláírás használata egyre elterjedtebb, különösen nagy szolgáltató cégek körében. De vajon ezek a módszerek valóban megfelelnek a jogszabályoknak? Milyen esetben lehet kiváltani az aláírást aláíró bélyegző használatával?

Az aláíró bélyegző használata

Az aláíró bélyegző használatával kapcsolatban fontos megérteni, hogy a jogszabályok szerint az aláírás az aláíró nevének saját kezű leírását jelenti. A BDT.2017. 3667. számon közzétett eseti döntés alapján az aláírás bélyegzőlenyomata nem tekinthető sem aláírásnak, sem kézjegynek, mivel nem köthető egyértelműen az aláíró személyéhez. A cégjegyzési jogot tehát csak aláírással lehet gyakorolni, és a névbélyegző használata cégjegyzésre nem alkalmas. A Ctv. 8. paragrafusának (1) bekezdése szerint a cégjegyzési jog a cég írásbeli képviseletére és a cég nevében történő aláírásra való jogosultság. Ezért a cégjegyzés módja csak aláírással történhet.

Mindezekből következik, hogy a cégjegyzésre jogosult aláírását nem képes kiváltani az aláírás-bélyegző. A gyakorlatban azonban a cégek természetesen belső, nem hivatalos levelezéseikben, dokumentumok nem hivatalos aláírásakor, számlák iktatásakor, esetleg utalványozásakor használnak aláírás-bélyegzőt, ennek semmi akadálya nincs. Fontos azonban megjegyezni, hogy későbbi jogvita esetén ez továbbra sem tekinthető hiteles aláírásnak.

Szkennelt aláírás használata

A szkennelt aláírás az eIDAS rendelet szerint Magyarországon "egyszerű" elektronikus aláírásnak minősül. Ez jogvita esetén okozhat gondot, mivel utóbb a nyilatkozatok írásbeliségét minden esetben egyedileg kell vizsgálni. Egyes tranzakcióknál így ez kockázatos lehet. Ha a cég utóbb bíróság előtt nem tudja hitelt érdemlően bizonyítani, hogy valóban tőle származik a nyilatkozat, akkor az formai okból érvénytelennek minősülhet. Ezeket a kockázatokat érdemes figyelembe venni a szkennelt aláírás alkalmazásakor.

Az aláíró bélyegző és a szkennelt aláírás használata kényelmes lehet a cégek számára, azonban jogi szempontból körültekintően kell eljárniuk. Az aláíró bélyegző nem helyettesítheti a hivatalos aláírást, és a szkennelt aláírások használata is hordozhat kockázatokat, különösen, ha jogvita merül fel. Érdemes minden esetben mérlegelni a jogi következményeket és a hitelesség biztosításának lehetőségeit.

Szkennelt aláírás az EU-ban és az USA-ban

Az Európai Unióban az elektronikus aláírásokra vonatkozóan az eIDAS rendelet (910/2014/EU rendelet) szabályozza a kérdést. Az eIDAS három típusú elektronikus aláírást különböztet meg:

• Egyszerű elektronikus aláírás (SES): Ez az aláírási forma nem biztosít magas szintű biztonságot, és jogi érvényessége kérdéses lehet jogvita esetén. Ide tartozik például a szkennelt aláírás.
• Haladó elektronikus aláírás (AES): Ez az aláírási forma már több biztonsági elemet tartalmaz, például az aláíró személyének azonosítását és az aláírás módosíthatatlanságát. Használata már szélesebb körben elfogadott.
• Minősített elektronikus aláírás (QES): Ez az aláírási forma a legmagasabb szintű biztonságot nyújtja, és jogilag teljes mértékben egyenértékű a kézzel írt aláírással. Ehhez minősített tanúsítvány szükséges, amelyet egy hitelesítésszolgáltató bocsát ki.

Az eIDAS rendelet szerint a minősített elektronikus aláírás jogi szempontból minden tagállamban, így Magyarországon is elismerendő és elfogadandó, míg az egyszerű és haladó elektronikus aláírások esetében az érvényességet és elfogadást esetenként kell vizsgálni.

Az Egyesült Államokban az elektronikus aláírásokra vonatkozó szabályozás az "Electronic Signatures in Global and National Commerce Act" (ESIGN) és az "Uniform Electronic Transactions Act" (UETA) törvények alapján történik. Az ESIGN törvény szerint az elektronikus aláírások jogilag érvényesek és elfogadhatók a legtöbb üzleti és kereskedelmi tranzakcióban.

• Elektronikus aláírás (Electronic Signature): Az ESIGN törvény szerint elektronikus aláírásnak minősül minden olyan elektronikus hang, szimbólum vagy folyamat, amelyet egy személy szándékosan társít egy dokumentumhoz, és amely az aláíró szándékát jelzi. Ez magában foglalhatja a szkennelt aláírást is.
• Digitális aláírás (Digital Signature): Ez egy speciális típusú elektronikus aláírás, amely kriptográfiai módszereket használ az aláíró azonosítására és az aláírt dokumentum hitelességének biztosítására. Ez a forma nagyobb biztonságot és bizonyító erőt nyújt.

Az ESIGN és UETA törvények biztosítják, hogy az elektronikus aláírások ugyanolyan jogi érvényességgel bírjanak, mint a kézzel írt aláírások, amennyiben mindkét fél elfogadja az elektronikus formát.

Ebből látszik, hogy az Európai Unióban, mind az Egyesült Államokban az elektronikus aláírások széles körben elfogadottak és szabályozottak, de a jogi érvényesség és a hitelesség biztosítása érdekében a megfelelő aláírási forma kiválasztása kulcsfontosságú. Míg a szkennelt aláírások kényelmesek és gyorsak, a magasabb szintű biztonságot és jogi védelmet nyújtó minősített elektronikus aláírások és digitális aláírások használata gyakran előnyösebb lehet, különösen jogvita esetén.