Mi lesz más ha online, automatizáltan könyvelsz?
- 2022. február 17.
Könyvelő blog
A könyvelés világa nemzetközi szinten és Magyarországon is átalakul.
A “berobbanás”
Az amúgy is gyorsuló technológiai fejlődésben a világjárvány még egy további hatalmas lökést adott az informatikai forradalomnak. A manuális munkavégzést egyre jobban kiváltják az automatizmusok, öntanuló algoritmusok. Néhány éve még hihetetlenül hangzott volna, hogy a könyvelőprogramunk “megtanulja” hogy adott visszatérő szállítót mindig ugyanarra a főkönyvi számra kell könyveli, vagy hogy a vevőszámlák és a bankszámlakivonatok tömegesen összepárosíthatók. A hibakeresés is gyorsabb, az adategyeztetések is könnyebben támogathatóvá váltak.
Becslések szerint hazánkban a könyvelők kb.10-20%-a kezdett el komolyabban digitalizálódni, jelentős tömegek még nem léptek. Sokan nehezen váltanak programot, de már érzik, hogy ha nem alkalmazzák a informatikai lehetőségeket, adatimportokat, digitális számlaképeket, PSD2 banki tranzakció feldolgozást, lemaradnak a szolgáltatási és árversenyben.
Az innováció terjedésének népszerű elméletét szemlélve (Everett Rogers görbe) jelenleg azon a küszöbön lehetünk, ahol a korai alkalmazók (újítók és korai adaptálók) után becsatlakozik a digitalizációba egy jóval masszívabb tömeg (ezt hívjuk korai többségnek) és így várhatóan a piac további ~35%-a kezdi majd tömegesen alkalmazni az új technológiai megoldásokat a könyvelésben is. Izgalmas időszak elé nézünk!
Érdekességképp ehhez kapcsolódóan említenénk meg egy 2021-es nemzetközi tanulmányt is, mely a KKV-k széles tömegét szondázta éa kiderítette, hogy 5 vállalkozásból csak 1 adaptív és vállalja be új technológiák kipróbálást. Azt is megtudhatjuk belőle, hogy milyen magatartási okokra vezethetők vissza az új technológiák bevezetésével szembeni averziók. A SMARTBooks ajánlóját a kutatásról itt olvashatjátok.
Mi a SMARTBooksnál erősen hiszünk az innovatív technológiák hasznosságában, és elhivatottak vagyunk a felhő alapú könyvelő programok elterjesztésében. Ezért szeretnénk ezt az új, digitális technológiát használó világot most kicsit közelebb hozni hozzátok.
Digitalizálódás – ki-ki a maga ütemében
Logikus, hogy a korai többség valószínűleg más attitűddel jön be a technológiai újdonságok világába, más ütemben halad ezek bevezetésében, mint az első hullámhoz tartozó, újdonságra nagyon nyitott kisebbség.
Van könyvelő, aki az átállást úgy képzeli, hogy csak fokozatosan, egy-egy funkcióval áll át, hogy ne érje “sokkhatás” az irodát, mivel az új rendszereket megtanulni, megérteni a feszes könyvelői munkarend, határidők mellett igényel némi szervezést. Az automatizált, online könyvelés belső folyamatbéli változásokat is okoz. Ezek az erőfeszítések viszont akár már az első hónapban megtérülnek és pozitív hatásuk máris érvényre jut.
Hallottunk olyan gondolatot is, hogy ahol sok céget könyvelnek, sok a számla, sokféle rendszerhez kell alkalmazkodni, ott nem lehet digitalizáció nélkül boldogulni. Kevésbé erős a digitalizálódási kényszer annál a könyvelőnél, aki csak néhány céget könyvel és alkalmazkodott ezen cégek rendszereihez, jól elboldogulnak, nincsen dinamikus növekedés.
Összeadódó erők tolják előre a digitalizációt
Fentiek alapján úgy látjuk, hogy a tavalyi és az idei évben a könyvelők átléptek a gyorsítósávba a digitális megoldásokban. Az elhúzódó járvány szintén ráerősít a technológiai fejlődés egyébként is gyorsuló hullámára. A magas infláció, a költségek növekedése kifejezetten ösztönzőleg hatnak a digitális megoldások alkalmazására, mert azok a költségek csökkentését, a hatékonyságot célozzák és így segítik a sikeres alkalmazkodást az új körülményekhez. Amit lehet, az új innovatív technológiákra, automatizmusokra érdemes bízni, hogy az értékes munkaerő a valóban szakmai feladatokra tudjon fókuszálni.
A SMARTBooks könyvelő előfizetőinél egyértelműen látjuk, hogy hatékonyságuk jelentősen megnő, amit az automatizmusainkkal segített folyamatok eredményeznek. A SMARTBooks-ot használó könyvelők az adatrögzítés 40-90% százalékát is megspórolják, és ez rengeteg idő megtakarítással jár. Nincsenek kételyeink, bátran javasoljuk vállalkozóknak, könyvelőknek, hogy merjenek magasabb digitális fokozatra váltani.
A digitális könyvelés vajon mi?
Tudjuk, soha nincs elég szabad idő a lehetőségek átfogó megismerésére.
Értjük tehát, hogy meg kell mutatni lényegretörően, hogy milyen is a digitális folyamatokra épülő könyvelés. Ezért létrehoztunk egy egyedülálló interaktív támogatást a SMARTBooks Könyvelés rendszerében, ami teljes körűen kipróbálható a 30 napos ingyenes próbaidőszak alatt. Demó adatokkal gazdagon feltöltött, teljes funkcionalitású rendszeren lehet gyakorlatozni, mindent funkciót kipróbálni. Folyamatosan vezetik a szemünket és kezünket a bemutatók, videók, leírások és éles adatokkal is dolgozhatunk rögtön.
Az igazsághoz azért az is hozzátartozik, hogy valójában akkor tudsz sikeresen digitalizálni könyvelőként, ha ügyfeled is hasonlóképp fogékony a digitalizációra – hiszen a kettőtök együttműködése így lesz teljes (pl. lásd a digitális közös dokumentumkezelés). Ha digitalizáció útjára lépsz, ezzel az ügyfélköröd is szépen alakulni fog – vonzzátok majd egymást azokkal a vállalkozásokkal, akik maguk is a digitalizáció hívei.
Az együttműködést segítik a SMARTBooks Business csomagjai, erről itt olvashattok.
Mi lesz más ha online, automatizáltan könyvelsz?
Ha a digitalizációról beszélünk, az adatok kezelésének, tárolásának biztonságos és költséghatékony eszköze a “Felhő” vagyis felhőtechnológia.
Ha valódi felhő programban még nem dolgoztál korábban – újdonság lehet, hogy csak egy böngészőre van szükséged, telepítened sem kell a programot. Bárhonnan elérheted a könyvelőrendszered, nemcsak az irodádból, ráadásul 24 órában bármikor. Az ország bármely területéről vállalhatsz ügyfelet, a földrajzi korlátok megszűnnek. Az is nagy könnyebbség, hogy bármennyien dolgozhattok egyszerre a rendszerben, nem okoz lassulást.A SMARTBooksnál a felhasználószám növekedés nem jelent növekedést a díjtételekben. A biztonságra nagyon ügyelnek a felhőszolgáltatók, a SMARTBooksnál például a rendkívül megbízható neves magyarországi szerverszolgáltató áll a háttérben, aki gondoskodik megfelelő vírusvédelemről, technikáról, többszörös biztonsági mentésekről. A programfrissítésekkel sem kell foglalkoznod, ezek automatikusan megtörténnek a háttérben.
Értékes integrációk szupergyorsító hatásával mindenképp fogsz találkozni, ennek minden pozitív hatásával együtt. Számlázóprogramok, banki interfészek és egyéb programok kapcsolódása könyvelőprogramokkal soha eddig nem látott könnyebbséget jelentenek a könyvelőknek.
Amikor integrációkról beszélünk, akkor az összekapcsolt pályák már megvannak a rendszerek között, a könyvelő felhasználóknak csak pár klikkel kell véglegesíteni az összekapcsolt működést és már indulhat is az automatikus adatáramlás a könyvelőprogram felé. Egészen konkrétan innentől nem kell semmit tenned, a SMARTBooksnál 3 percenként futnak be az adatok a könyvelésedbe a Számlázz.hu #profi fiókokból és a NAV Online Számla rendszeréből, illetve néhány hete már a belföldi számlaképek is érkeznek a QUICK-től. Látod magad előtt? :-)
Az automatikus adatimportok az adatrögzítés 90%-át* is megspórolhatják a könyvelőirodai munkatársaknak – a számlaadatok, számlaképek, banki tranzakciós tételek automatikusan érkeznek.
Könyvelés gyorsan, pár kattintással – az automatikus adatimportokon túl rengeteg automata, vagy pár klikkel végrehajtható okos funkció van az online könyvelő programokban. A SMARTBooksban az automatikusan beérkező számlaadatokat és számlaképeket össze tudod kapcsolni (pl. osztott képernyőn) és innen 2 klikkel már könyvelheted is őket.
Ügyfeleink kedvenc funkciója az automatizált banki tranzakció könyvelés, az AutoBank PSD2, mellyel a banki tranzakciók a SMARTBooksba átjönnek (6 bank esetén) a Számlázz.hu #profi fiókos ügyfeleidnél.
Online dokumentumkezelés - könyvelt ügyfelekkel szoros kooperációban számlaképektől a szerződésekig mindent az online tárhelyeden tudsz elérni, összekapcsolni a releváns más dokumentumokkal, legyenek azok képek, táblázatok vagy dokumentumok. Ezt a tárhelyet közösen használhatod a könyvelt ügyfeleiddel. Amint az ügyfeled rendelkezik a számlával és feltölti a közös tárhelyetekre, te már látod is ezt és könyvelheted, nem kell megvárnod, hogy egy csomagban kapd meg őket épp határidő előtt.
A SMARTBooksban bizonylat típusonként csoportosan tudsz feltöletni file-okat. A könyvelő automatikusan értesítést kap, ha ügyfele egy bizonylatot töltött fel. Azonnal láthatod, ha egy bizonylat feldolgozottá válik (státuszváltozás történik), ezzel áttekinthető lesz, hogy van-e még feladatod feldolgozatlan bizonylattal, nem maradt-e ki számla a havi könyvelési anyagból.
Azonnal rendelkezésre álló számok, analitikák – rengeteg adat áll online azonnal rendelkezésedre a könyvelt cégeidről, állandóan és azonnal képben lehetsz velük. Egyre több igényes ügyfél várja el, akik számára tudsz is adni nagyon részletes és alapvető fontosságú riportokat. Erősítheted a tanácsadói szereped!
Kontrollpontok – NEM kell aggódnod, hogy minden “túl” automata és az új folyamatok miatt elveszíted a kontrollt! Szállító és vevő számlák számlaképpel együtt osztott képernyőn jeleníthetők meg, könnyen összevetheted a rögzített adatokat a bizonylatokkal. Online dokumentumtáradban minden számlád, dokumentumod szépen, rendezetten elérhető, összekapcsolható (bizonylathoz rendelés).
Az ÁFA-bevallás előtt rá tudsz szűrni a feldolgozásra váró, új státuszban lévő számláidra, és azokra a számlákra, amelyekhez még nem érkezett számlakép. Az Adatfeldolgozó központunkban minden, a rendszerbe beérkezett bizonylat feldolgozottsági státuszát nyomonkövetheted, sőt feldolgozást akadályozó tényezőkről is információkat kaphatsz. Speciális ÁFA-kódok segítik a megfelelő rögzítést és bevallást.
Folyamatok – könnyen hozzászoksz, hogy azonnal “bepotyognak” a számlák, számaképek az integrált rendszerek felől (náluk ezek a Számlázz.hu #profi fiókok, NAV Online Számlarendszer, Quick) és emiatt hátradőlhetsz. Az ügyfeleid, akik használják az online dokumentum feltöltést, a hónap során többször feltöltik neked a könyvelési anyagokat, nem csúcsosodik ki a munkaterhelés a leadási határidők előttre. Folyamataid átcsoportosulnak az “online irodádba”, papírmentes irodát tudsz létrehozni és akár többet dolgozhatsz otthonról, kényelmesen. Mindeközben sok időd is felszabadul, ügyfeleidre és magadra is több jut belőle. Ügyfélszám növekedéssel is tervezhetsz, az automatizmusok lehetővé teszik ezt. Az ország bármely pontja potenciális piacod lehet innentől kezdve, ahol hozzád hasonló, online együttműködő digitálisan érett ügyfelekre találsz.
Még sok sok szerethető funkcióval és szép, letisztult felülettel vár a SMARTBooks, gyere és nézd meg videóinkat, cikkeinket. Gyere mielőbb az online könyvelésbe velünk – legyen nyugodtabb, hatékonyabb a könyvelési munkád 2022-től!
El tudod már képzelni? :-)
*SMARTBooks rendszerét használó könyvelők véleménye alapján A grafikon forrása: Wikiwand.hu - Rogers diffúziós elmélete
