Irodai szkenner teszt: mit tud az Epson könyvelőknek szánt lapolvasója?

• 2024. május 07.

• Könyvelő blog

A Konyvelok.hu szerkesztősége kipróbálta az EPSON DS-790WN szkennert, amelyet a FókuszComputer kifejezetten könyvelőknek ajánl. Beszámolunk a tapasztalatainkról.

Annyit előre elárulunk, hogy a nálunk töltött idő alatt megszerettük a dokumentumszkennert. Megismertük a funkcióit, megtanultuk beállítani és rengeteg tesztet végeztünk vele. Ha nem gondolnánk úgy, hogy a könyvelőknek időt takarít meg egy ilyen eszköz, akkor ezt a cikket meg sem írtuk volna. 

Ha egy könyvelőiroda, orvosi rendelő, céges pénzügyi osztály, szállítmányozó vállalkozás szkennert keres, akkor – valljuk be! – először az árkategóriát nézi meg. Lehet ugyanis kapni egyszerű otthoni lapolvasót néhány tízezer forintért is, illetve a multifunkciós nyomtatók tetején többnyire eleve találunk is egyet. Ezen kívül vannak a különálló szkennerek, amelyek többsége úgynevezett dokumentum szkenner, kisebb része fotó szkenner. A dokumentum szkennerek meglepően sokba kerülnek, tehát valamit tudniuk kell, amit a legolcsóbb olcsó szkennerek nem tudnak! De mi lehet az? Az alábbi tesztből ki fog derülni.

Bónusz ajánlat az írás végén, csak a Könyvelők.hu tagjainak: a FókuszComputer díjmentesen segít a szkenner beüzemelésében, a beállítások elvégzésében.

A dokumentumszkennerek általában költségesebbek, mint az “általános” szkennerek. A különbség közöttük a gép robosztussága, sebessége, funkciói és a bennük lévő vagy hozzájuk adott szoftverek értékében keresendő. És lehet, hogy egy A4-es papíron lévő egyoldalas levél otthoni beszkennelésében ugyanolyan jók, mint a legolcsóbbak. Csak hát itt a többi feladat!

A legolcsóbb szkennerek csak akkor működnek, ha számítógéphez csatlakoztatják őket, és amúgy is elég lassú bennük minden. Nincs bennük lapadagoló, úgyhogy egyesével kell adagolnunk a papírokat. Ha egy háromoldalas szerződést szeretnénk PDF-fé alakítani, akkor az három szkennelést és utána egy kis szoftveres utómunkát jelent, ami azért nem egy perc. Hálózatba nem köthetők, tehát egyetlen gazdájuk van, ami egy pécé, amivel USB-vel össze vannak kötve. A WIFI hálózati kapcsolat ebben a kategóriában ritka, vagy ha elő is fordul, abban nincs köszönet.

A középkategória már általában hálózatkezelést is tartalmaz, esetleg egy egyszerűbb lapadagoló is található bennük, különösebb automatizmusok nélkül. A hálózat itt már általában vezetékes és vezeték nélküli (WIFI) csatlakozást is kínál. Milyen automatizmusokra lenne szükség? Például jó lenne, ha a papírt úgy húzná be, hogy közben mindkét oldalát beszkenneli, de ha az egyik üres, akkor azt figyelmen kívül hagyja. Vagy ha észrevenné, ha összetapadt két lap és szólna, hogy baj van. Esetleg kiegyenesítené a ferdén behúzott papírt. Na, ezeket ritkán tudják, de azért teszik a dolgukat.

A felső kategória már mind hálózatba köthető és önmagukban is használható gépeket tartalmaz. Ez utóbbi tulajdonság azt jelenti, hogy nem kell hozzájuk mindig egy számítógépet kötni, hanem a beszkennelt dokumentumokat gombnyomásra beteszik egy közös tárhelyre. Szólnak, ha egy oldal kimarad, kiegyenesítik a ferde széleket, javítják a minőséget. Rengeteg apró beállítás teszi hatékonnyá és irodai használatra alkalmassá őket. A legmagasabb árkategóriába a fizikailag is nagy készülékek kerülnek, amelyek akár szekrény méretűek, robusztus alkatrészekből állnak, és akár A2 méretű papírokat is képesek beszkennelni.

A szkenner lehet álló vagy fekvő – mivel először írunk szkennerekről, írnunk kell erről a két típusról is. Az álló szkenner az asztalon áll, mint egy nyúlánk nyomtató, amibe függőlegesen állítjuk be a beolvasandó papírokat. A fekvő szkenner pedig - meglepetés! - fekszik, és síkágyasnak is szokták nevezni. A fekvő szkenner fedlapját fel kell emelni, a papírt bele kell fektetni, majd lecsukni a tetőt, mint egy fénymásolónál. Mindkét típusnak, az állónak és a fekvőnek is megvan az előnye és a hátránya. Az álló szkenner nagy előnye, hogy a papírokat egyenesen húzza át magán, ezért nem érzékeny a különböző méretű, vastagságú papírokra, mindent fogyaszt. Kivéve a könyvet, mert azt nem szereti. A fekvő szkenner előnye, hogy könyvet is lehet vele szkennelni, viszont nagy hátránya, hogy minden papírt, amit áthúz magán, egy hengeren 180 fokban átforgat, így nem szereti a kevésbé hajlékony, vastagabb papírokat, se a túl vékonyakat, se a kisebbeket vagy nagyobbakat. Leginkább a 80 grammos sima A4-et szereti. Mi intenzív szkenner használók vagyunk évtizedek óta, úgyhogy meggyőződésünk, hogy az álló szkenner jobb a könyvelőirodába, ha nem kell gyakran könyvet szkennelni.

Milyen szkenner az EPSON DS-790WN?

A felső kategóriába és az álló szkennerek közé tartozik a most bemutatott szkenner, az EPSON DS-790WN modellje. A gyártó “prémium minőségű hálózati szkenner” megnevezéssel dobta piacra, valahol 2022 közepe táján. A szkennerek életciklusában ez nagyon fiatalnak számít, lassabban korosodnak, mint a többi elektronikai eszköz. Sőt, talán kell is nekik a kor, mert a piaci megjelenés után sokszor adnak ki frissítést a belső szoftverükhöz. Hiába, a sok funkcióhoz sok felhasználó kell, hogy kiderüljön, minden tökéletesen működik-e. Így két év elteltével ez a szkenner épp ereje teljében van. Az ára a felső kategória alján található, úgy háromszázezer forint környékén. A szolgáltatásai pedig meglepően sokrétűek, ezeket mutatjuk be az alábbiakban.

Mit nyújt ez az irodai szkenner?

Az álló szkenner lapadagolója nagyon stabil. Bele lehet tenni akár bankkártya méretű dolgokat is, például lakcímkártyát, névjegyet. De boldogan berántja a gyűrött és tépett papírt, valamint a számlatömbből kitépett, egyenetlen szélű, zizegős számlát. Be lehet vele szkennelni hosszú dolgokat is, például egy szívritmust ábrázoló orvosi leletet vagy a postán kapott papír slejfnit, ami semmi másba nem fér bele. Nincs többé gond a kutyanyelv-számlákkal, bérletekkel, orvosi igazolásokkal, mind mehet be a lapadagolóba. 

A szkennelt fájlok igazából képek is lehetnek, de ennél sokkal többet is tudhatnak. Az EPSON szkennerje például olyan PDF fájlt is tud készíteni, ami egyből tartalmazza a papír szövegét is. Ez ugyan nem látszik a szkennelt PDF-en, hiszen az pont úgy néz ki, mint az eredeti, de ha rávisszük az egeret, akkor ki lehet jelölni a sorokat, ki lehet másolni a tartalmat. Ha a fájlokat egy számítógép könyvtárába másoljuk, akkor a szöveg TARTALMÁBAN is lehet kulcsszavak alapján keresni, nemcsak a fájlnevekben!

A szkenner képes szkennelés közben felolvasni a szöveget és úgy nevezni el a fájlt, ahogy a tartalma megköveteli. Például automatikusan rá tudja írni a dátumot, a beszkennelő ember nevét, egy sorszámot, de még a papír tartalmának egy részét is, például azt, hogy “számla”, vagy “bérleti szerződés”.

Hova kerül a szkennelt fájl? A szkenner rá tudja tenni egy számítógépre, egy USB drive-ra, memóriakártyára vagy valahová a hálózatra. Általában ez utóbbi funkció a leghasznosabb: választhatunk irodai hálózati hely, felhőtárhely, Google Drive, FTP tárhely stb. között. De ez még nem minden! A dokumentumot oda is lehet tenni, amit a rajta lévő vonalkód diktál. Ez a dokumentumkezelés leggyakoribb módja manapság a dokumentumkezelő és vállalatirányító szoftverek korszakában. Így minden megy automatikusan a maga útján. 

Apró megszorítás, hogy ezek az igazán okos funkciók csak úgy működnek, ha a szkenner egy számítógéppel áll kapcsolatban. A karakterfelismeréshez (OCR), azaz a képből szöveges dokumentum létrehozásához ugyanis nem elegendeő az önmagában bekapcsolt készülék, vagy a vele “összekötött” hálózati mappa. Viszont a szkennert a számítógéppel össze lehet kötni a hálózaton keresztül is és USB-kábellel is, és akkor már él az összes okos funkció.

Megéri a drága szkenner? 

Hogy megéri-e egy ilyen tudású szkenner, az nyilván a helyzet függvénye. Képzeljük el, hogy egy régi szkennerrel hetente milyen gyakran szkennelünk! Gondoljuk át, hogy egy-egy szkennelés alkalmával meddig tart, amíg a papírokat rakosgatjuk, cserélgetjük, simítgatjuk, az elrontottat újra szkenneljük. Aztán meddig tart, amíg a fájlokat lementegetjük, egyesével átnevezzük, csoportosítjuk és betesszük a megfelelő mappákba? Ha a szkennelés hetente három munkaórát emésztett fel korábban és most csak egyet fog, akkor heti két órát, azaz évi 100 órát nyertünk! Ilyen terhelés mellett egy ilyen szkenner legalább egy évtizedig bírja, úgyhogy akinek ezer forintnál többet ér az órája, annak három év alatt biztosan megtérül. De aki nem heti, hanem napi három órát szkennel, annak már fél év alatt. 

Az EPSON DS-790WN szkenner tulajdonságai

• Több felhasználó is rögzíthető rajta, így be lehet állítani, hogy kinek hogyan működjön, kinek hova tegye a fájljait, hova küldje az adatait.
• ScanWay funkció: önálló készülékként való szkennelés, nem kell hozzá számítógép, mehet a fájl egyenesen a hálózatba, a felhőbe, e-mailbe vagy pendrive-ra. 
• Csatlakozás USB 3.0-val, Wi-Fi-n, Wi-Fi Direct-en, Gigabit Ethernet hálózaton. A Wi-Fi csak 2.4 GHz tartományban működik.
• Nagy sebesség: a 100 lapos automata lapadagolóba téve a papírokat 90 oldal/perc sebességgel dolgozik, úgyhogy általában egy kávét sem lehet meginni, máris készen van. Csúcsidőben akár napi 7000 oldalt is képes beszkennelni, ami azért utal a szkennelés sebességére és a nagyon rövid várakozási időkre is.
• Automatizmusok: kiegyenesíti a ferdén beszkennelt szöveget, kihagyja az üres oldalakat, érzékeli az összetapadt lapokat, jelzi a szkennelési hibákat. Ezek azért nagyon hasznosak, mert ha például egy oldal kimaradására semmi sem utal, akkor mindent utólag ellenőrzini kell, ha pedig ilyenkor szól a szkenner, akkor megtakarítja nekünk az ellenőrzés idejét.
• Nagyméretű beépített kijelzője van (10,9 cm-es színes érintőképernyő), amivel könnyű kezelni, nem kell apró sorok között ugrálni, minden látszik rendesen.
• Három év kiterjesztett garancia, hazai szakszerviz, a forgalmazó támogatásával. A Focus Computer működteti a szervizt is. Az EPSON Magyarország is segít, ha technikai segítségre lenne szükség. 
• Ilyen energiaszegény időkben fontos szempont lehet a nagyon alacsony áramfogyasztás is. A készülék munka közben is legfeljebb 15 W áramfogyasztású, tehát aki néha szünetmentes tápról üzemeltetné, annak ez nagy könnyebbség lesz. A készenléti állapotában pedig csak 1,5 W a fogyasztása, ami olyan kevés, mint egy konnektorban felejtett gazdátlan laptop adapternek. 

Milyen papírokat képes szkennelni? Milyen fájlokat hoz létre?

A névjegy mérettől kezdve egészen az C6 borítékig, azaz az A4-esnél egy kicsivel nagyobb méretig bármit tud kezelni az EPSON szkenner. Hosszú papírokat is be tud húzni, akár egy méteres csíkot is. Nem alkalmas viszont összefűzött dolgok beolvasására, így a gyakran könyvet vagy bonthatatlan füzetet szkennelők kénytelenek síkágyas szkennert (is) használni helyette vagy mellette. 

A legtöbb irodában PDF fájlok a legjobbak és ebből a szkenner többfélét is tud. Képes sima PDF-et és szöveges PDF-et is készíteni, illetve adatvédett PDF létrehozása is a képességei között szerepel. A képeket és fényképeket szkennelők BMP, JPEG, TIFF, és PNG fájlokat is kérhetnek tőle, akár 600 dpi x 600 dpi felbontásban is. Ez azt jelenti, hogy minden hüvelyknyi hosszon 600 képpontot érzékel és rögzít. Ekkora felbontás általában nem szükséges az irodában, úgyhogy érdemes helyette 200 dpi felbontást választani, és ezt a szkenner nagyobb sebességgel és kisebb fájlmérettel hálálja meg.

Személyes tapasztalatok a Könyvelők.hu szerkesztőségében

Az EPSON szkenner hozzánk eredeti csomagolásában, egy meglepően kisméretű kartondobozban érkezett. A dobozban a szokásos térkitöltőn és a hálózati adapteren kívül egy gyors üzembehelyezési útmutató, egy USB-kábel és egy szoftvereket tartalmazó DVD is volt.

A lemezre azonban nem volt szükség, mert az EPSON magyar honlapján egy kattintással letölthető az összes szoftver hozzá. Mi a Támogatás >> Letöltések menüpontból a “Epson Product Setup” szoftvert választottuk, ami minden egyéb szükséges szoftvert is feltelepített a számítógépre. Erre azonban csak egyszer van szükség, mert a többi számítógép már elég, ha a beszkennelt fájlokat “látja”, tehát azokon már nem kellett szoftvert telepíteni. Igazából az első gépen is csak az első beállításhoz szükséges a szoftver. Nálunk különösebb utánanézés nélkül is egy óra alatt üzemkész volt a szkenner. 

Nem titok, hogy a szerkesztőségünk egy szponzorácó keretében próbálta ki a szkennert, és bőven volt időnk az összes izgalmas funkciót kipróbálni. A készüléket a Fókusz Computer bolthálózattól, az EPSON Magyarország kiemelt partnerétől kaptuk kipróbálásra, azonban ebbe az írásba csak a saját munkatársaink véleménye került be, nem a kereskedő véleményét tolmácsoljuk.

Nagyon kellemes tulajdonsága a készüléknek, hogy a bekapcsolás után szinte azonnal indulhat is a szkennelés, nem kell hosszan várni a gép indulására. Az egyetlen fizikai gomb megnyomása után 1-2 másodperccel már minden lehetőség elérhető a beépített képernyőn, indulhat a szkennelés.

A kijelző testre szabható. Mi például beállítottuk, hogy gombnyomásra szkenneljen be számlákat, tartsa a fájlméretet kicsin, de ismerje fel a karaktereket és rakja őket egy hálózati mappába. Így egy Windows gépen a mappában akár kulcsszavasan is bele lehet keresni a beszkennelt dokumentumok tartalmába, például meg lehet találni a számla vevő és eladó nevét. Ugyanakkor a szerződéseket egy másik gomb megnyomásával szkenneljük, ami nagyobb felbontásban, színesben teszi el a dokumentumokat,  egy másik helyre a hálózaton. 

A leghasznosabb program a csomagban számunkra a “Document Capture Pro”, amely tartalmaz egy saját OCR, azaz karakterfelismerő programot, amivel a magyar szöveget is nagyon jó minőségben fel lehet ismertetni és így a beszkennelt dokumentumok nemcsak PDF-ben, hanem például Microsoft Word-ben is elmenthetők.

Hol lehet megvásárolni?

Köszönjük a Fókusz Computer bolthálózatnak a rendelkezésünkre bocsátott szkennert. Ha valakinek megtetszett a készülék, akkor javasoljuk, hogy olyan szakértő kereskedésben vásárolja meg, amelyben tanácsot is kaphat a kérdéseire és esetleg a szerviz-kapcsolata is van. 

Ezt a szkennert természetesen sok helyen meg lehet kapni, de egy ilyen eszköznél szerintünk nem elhanyagolható szempont a szakértő segítség és a szervizháttér, az EPSON hazai forgalmazójával tartott szoros kapcsolat.

Aki kevésbé szereti a modern technikai megoldásokkal való pepecselést, vagy nem rendelkezik szakemberrel, akkor a hálózati funkciókhoz és a technikai beállításokhoz a Fókusz Computertől szakembert is igényelhet, aki a készüléket beüzemeli, a jövőbeli használathoz beállítja. Egyébként az EPSON szkennerek és nyomtatók hazai szervizelésében a Fókusz Computer szükség esetén segítséget nyújt.

Bónusz ajánlat

A FókuszComputer ajánlata a Könyvelők.hu tagjainak: 50 000 Ft értékű beüzemelés/betanítás, amit ajándékba ad a cég az erre az ajánlatra hivatkozó könyvelőknek. A beüzemelés és beállítások elvégzése a vásárlóval egyeztetve általában több órát vesz igénybe. Nagy előnye, hogy a szakember segít az eszköz teljes tudásának kiaknázásában.

A szkenner FókuszComputer által könyvelők számára kínált bruttó ára: 294 990 Ft.

Kérdés, vásárlási szándék esetén keresse bizalommal a Konyvelok.hu tagjai számára delegált szakembert:
Galambos Sándor 
e-mail: galambos.sandor@fokuszcomputer.hu
telefon: + 36 (70) 327 7170