Bt. (betéti társaság) | Könyvelés | Budakalász

Könyvelés

Miért keresek új könyvelőt:
A jelenlegi könyvelőm rendkívül széles körű szakmai ismeretekkel rendelkezik, és nagyon lelkiismeretes. Az a problémám, hogy sokszor bizonytalan, döntésképtelen, és túlságosan bonyolult, részletes módon kommunikál – sokszor olyan dolgokról is, amik nem tartoznak rám, nem nekem kell róluk dönteni. Jó szívvel ajánlanám bárkinek, aki érdeklődik a könyvelői szakma részletekbe menő szépségei iránt, de saját magam inkább olyan könyvelővel dolgoznék együtt a jövőben, aki tőmondatokban tájékoztat a teendőimről és az esetlegesen szükséges döntésekről.

Amit keresek:

- Papírmentes könyvelés. Mindent be tudok szkennelni és elektronikusan alá tudok írni. Ne legyen szükség személyes találkozókra vagy nyomtatott anyagok postázására.
- Kapcsolattartás e-mailben. Bonyolultabb esetekben vagy az együttműködés kezdetén természetesen nyitott vagyok telefonhívásokra, vagy akár egy személyes találkozóra is.
- Két munkanapon belüli válasz a megkeresésekre. Ez természetesen elég, ha annyiból áll, hogy a mail megérkezett, és adott napon tudnak vele foglalkozni. Mindez alól természetesen kivételt képeznek az előre bejelentett távollétek és a vis maior.
- Főleg az együttműködés elején azt kérem, hogy tekintsenek olyan partnernek, aki még soha nem látott könyvelést. Nem kérek olyan magyarázatokat, amik nem befolyásolják a döntéseimet (sőt jelezni is fogom, ha felesleges részleteket kapok a kommunikáció során), de elő fog fordulni, hogy számomra bonyolultabb kérdések többszöri magyarázatát kérem.
- A könyvelés tartalmazza az évi beszámolókat, az (általában nullás) SZJA-bevallás ellenőrzését, és minden beadandó anyagot, amelyet a jogszabályok előírnak.
- A Bt-hez két 25 év alatti beszállító kapcsolódik, akik havi fix 80e Ft kifizetést kapnak. Őket nem kell könyvelni, de rendben kell tartani a szerződésüket (átálláskor át kell írni, mellékelve). A kifizetésüket a házipénztárból kell levonni.
- Ezen kívül lehetnek alkalmi kérdéseim, amelyek nem kapcsolódnak szigorúan a céghez, csak általánosságban kapcsolódnak könyvelési, adózási, társadalombiztosítási kérdésekhez. Ilyen volt pl. a közelmúltban, hogy hogyan tudja fenntartani a Svájcban szerződéssel dolgozó lányom a társadalombiztosítási viszonyát, és hogyan lesz Svájcban is biztosított. Nem várom el, hogy a havidíj ezeket a segítségeket is tartalmazza: kérem az ajánlatban az ilyen és ehhez hasonló feladatok óradíjának a megjelölését.
- A mellékelthez hasonló közteher-összesítő készítése. Fontos, hogy a költségeket havi bontás alapján egyenletesen osszuk el.
- Adónemek áttekintése évente egyszer a mellékelt táblázathoz hasonlóan, valamint az együttműködés kezdetekor egy alkalommal (Például: nem lenne-e kedvezőbb ugyanezt a tevékenységet egyéni vállalkozóként folytatnom? Miért vagyok áfaalany, ki lehet lépni belőle, mik az előnyök/hátrányok? Milyen egyéb egyéni/társasági vállalkozás formát jelenthetnek reális alternatívát?). Ennek segítségével az elmúlt év forgalma alapján meg tudjuk állapítani a legkedvezőbb adózási formát.
- Adóoptimalizálás: törekedjünk a közterhek hatályos jogszabályok keretein belül történő minimalizálására. Minden ötletet szívesen látok.
Amit kínálok – feladatok:
- Fordítással/tolmácsolással foglalkozó havi elszámolású áfaalany, kiva szerint adózó, évi kb. 16 millió forint forgalommal rendelkező Bt könyvelése.
- Használt számlázóprogram: Innvoice. A kibocsájtott számlákhoz közvetlen elektronikus hozzáférést biztosítok.
- A bizonylatok száma az eddigi év alapján átlagban havi 16 kimenő és havi 11 bejövő (banki kivonatokkal együtt).
- Havonta küldöm a bankszámla-kivonatokat (4db: HUF, EUR, USD, PayPal). Ezeknek kérem az ellenőrzését. A kintlévőségeket legalább negyedévente egyszer egyeztessük.
- Pénzkivétel 1. módja: a céges számláról alkalmanként veszek ki néhány százezer forintos összegeket. Ezek először a házipénztárba kerülnek, ami soha nem megy 1m Ft fölé. Amikor ezt az összeget meghaladja, akkor leadózom. Ezeket a közterheket a forgalom alapján a közteher-összesítő táblázatban a könyvelő megpróbálja minél egyenletesebben elosztani, hogy ne álljon fenn olyan helyzet, amelyben hónapokig nem fizetek ilyen terheket, utána pedig hirtelen nagy összeget fizetnem.
- Pénzkivétel 2. módja: minden hónapban utalok saját számlára egy fix összeget, amely a diplomás minimálbért és az irodabérletet tartalmazza. Ennek a terheit a közteher-összesítő táblázat egyenletes eloszlásban tartalmazza.
- A megkeresésekre két munkanapon belül válaszolok, a kért és nálam lévő anyagokat azonnal rendelkezésre bocsátom. Ha valamivel nem rendelkezem, rövidesen tájékoztatást adok arról, hogy mikor tudom küldeni. Ha valamit nem tudok megszerezni, segítséget fogok kérni arra vonatkozóan, hogy mik a további teendőim.
- A számlázást a hó végén végzem, és általában a következő hó első néhány napját követően minden előző havi teljesítésű számlával kész vagyok. Ha rajtam kívül álló okok miatt ez nem sikerül, azaz ha előfordulhat még, hogy ezzel együtt előző havi teljesítésű számlát kell kiállítanom, a hónap ötödik napjáig jelzem.
- Komoly érdeklődés esetén az ajánlattétel megkönnyítése céljából szívesen átküldöm az idei kibocsájtott számlákat, bejövő bizonylatokat, bankkivonatokat.
- Átvétel időpontja: a jelenlegi könyvelő előreláthatólag még lezárja ezt a hónapot (június), utána történne az átadás.
Előrelátható nehézségek – ezeknek kérem a figyelembe vételét a havi díj megállapítása során:
- Összetett nemzetközi ügyfélbázis, nagyon eltérő könyvelési szemléletű joghatóságokban. Van, aki nem is kér számlát, és van, aki megrendelőként szeretné kiállítani a saját számláját. Én természetesen ilyen esetekben is a hatályos magyar jogszabályok szerint kiállítom a saját számlát.
- A megrendelők nem mindig jó számlára utalnak. Előfordul pl. hogy egy USD-ben kiállított számla ellenértéke az EUR számlára érkezik. Ebben az esetben ezt a könyvelésben kell elintézni – sajnos az ügyfél rendszere miatt nem megoldás, hogy visszautaljuk az összeget és újra utal. Ilyenkor természetesen felveszem az ügyféllel a kapcsolatot, és próbálok gondoskodni arról, hogy ez ne forduljon többé elő, de ez nem jelenti azt, hogy az ilyen eseteket teljesen ki lehetne zárni a jövőre nézve.
- Hasonló probléma, hogy a megrendelők esetenként a számla összegét nem egészében teljesítik – például különböző előre nem látott díjakat vonnak le. Ezt is el kell rendezni a könyvelésben.
- Amazonnak kiállított jogdíjat tartalmazó számlák: ritkán fordulnak elő, rendkívül kis értékűek, de mivel az Amazon nem kér számlát és nem jelöl meg teljesítést, teljesítésként jobb híján a térülés dátumát szoktam megjelölni. Erről természetesen beszélhetünk, ha van jobb megoldás.
- „Hátulról feltöltött” teljesítések: van egy megrendelő, akinek rendszertelenül állítok ki 20-40 dollár körüli számlákat. Ők szintén rendszertelenül teljesítenek 20-40 dollár körüli megjelöletlen kifizetéseket. Mivel a kifizetéseket nem lehet egyértelműen számlához rendelni, mindig a legkorábbi számlához rendeljük, akkor is, ha nem teljes. Így az évek során sikerült egy egyensúlyt kialakítani.
- Mindenki hibázik. Meglehetősen akkurátus embernek tartom magam, de előfordul, hogy elírok valamit a számlán. Eddig közel 2000 számlát állítottam ki, a legnagyobb hibám (amennyire meg tudom állapítani) az volt, hogy egy teljesítés dátumánál hibás évet adtam meg. Kérem az ilyen hibák észlelést követő azonnal jelzését és a lehetséges teendőim felvázolását.
- Hasonlóképpen előfordul, hogy a könyvelő hibázik. Ez természetes része az együttműködésnek, ami általában a korábbi kommunikáció alapján egyértelműen megállapítható. Ilyen esetben – függetlenül attól, hogy a hibát ki észlelte – szintén kérem a hiba proaktív utólagos javítását, és a szükséges teendőim felvázolását.
- Nagyon ritkán, de előfordult, hogy magyar megrendelők utólag kérték egy már kiállított és teljesített számla teljesítésének a módosítását. Ezt természetesen sem én, sem a könyvelő nem szerette, de előfordult, hogy nem volt más választásunk. Évek óra nem volt ilyen, és a magam részéről mindent megteszek, hogy ne is forduljon elő, de nem tudom 100%-ban garantálni, hogy rajtam kívül álló okok miatt nem fog előfordulni.

Mellékletek:

- közteher-összesítő: ktö2024_Profiford.xls
- szerződés: Megbízási szerződés_Profiford_vs_Olivér.pdf
- adónemek áttekintése: katatervezés_2021.xls